إذا كانت شركة الاستثمار الخاصة بك تعاني من عدم الكفاءة في عمليات المكاتب المتوسطة والخلفية ، فإن هذه الصراعات توضح سبب أهمية التوثيق.
إذا كنت قد فقدت موظفين تشغيليين رئيسيين، وتخطط لتكثيف التوظيف، وتحتاج إلى تحسين عمليات التسوية وإعداد التقارير، فإن وجود وثائق جيدة يمكن أن يساعدك في القضاء على التحديات التي تواجهها.
... هل لديك حتى إجراءات موثقة؟ إذا كان الأمر كذلك، فمتى كانت آخر مرة نظر فيها فريقك إليها؟
سواء كان لديك أي منها أم لا ، ومهما كانت مشكلاتك التشغيلية التي تواجهها ، فإن التوثيق المناسب يحدث فرقا.
إن معدل دوران الموظفين سيء بما فيه الكفاية، بالنظر إلى أن تكلفة استبدال الموظف الواحد تتراوح بين نصف إلى ضعف الراتب السنوي للموظف.
ولكن إذا لم يكن لديك وثائق، تزداد المخاطر التشغيلية عندما يغادر أحد أعضاء فريق العمليات الموهوبين الشركة.
ذلك لأن الموظف المغادر يأخذ معه خبرته المحاسبية التشغيلية والمحفظة.
ونتيجة لذلك، تتدافع أنت وموظفيك بشكل عشوائي لإنهاء تقارير التسوية اليومية والإجراءات الأخرى.
إن توثيق جميع الإجراءات من البداية إلى النهاية سيقلل من الآثار السلبية للدوران عند حدوثه.
باتباع أفضل ممارسات توثيق العمليات، ستشعر بمزيد من الأمان في المرة القادمة التي يغادر فيها شخص ما مؤسستك.
هناك طريقة أخرى للتخفيف من مخاطر دوران الموظفين وهي الشراكة مع شركة مثل Empaxis. نحن نستفيد من خبرتنا التي تزيد عن 21 عاماً في مساعدة شركات الاستثمار على الحد من المخاطر من خلال تبسيط وتبسيط ورقمنة وأتمتة سير عملها، بالإضافة إلى توفير خدمات المكتب الخلفي والمكتب الأوسط الفعلية، مما يضمن إنجاز العمل دائماً.
في هذه العملية، ستقوم شركة Empaxis بتعديل أو إنشاء وثائق، وفقاً لمواصفاتك بالضبط.
عند توثيق العمليات خطوة بخطوة ، ترى الأشياء بشكل مختلف.
ربما تكون قد نفذت الخطوات وفقا للذاكرة وسنوات الخبرة. الآن سيكون لديك تعليمات مكتوبة.
فكر في الأشخاص الذين سيستخدمون الوثائق. حاول أن تجعلها مضمونة حتى يتمكن أي شخص لديه الوثائق من إكمال المهمة بسهولة.
لا تتجاهل النقاط التي تعتبرها أمرا مفروغا منه. كل شيء مضمون.
نعم، قد يستغرق إنشاء الوثائق أو مراجعتها عدة ساعات... لكن استخدام الذكاء الاصطناعي وبرنامج إنشاء الوثائق يمكن أن يقلل الوقت بالتأكيد. (لكن تحقق من مخرجات الذكاء الاصطناعي!)
في كلتا الحالتين، إذا كنت تريد دليلاً رائعاً لمعالجة العمليات خطوة بخطوة، فعليك بذل الجهد. إن نقل كل شيء من رأسك إلى صياغة واضحة وموجزة ليس بالأمر السهل، ولكن الأمر يستحق العناء.
وإذا كان لديك بالفعل وثائق ، وإن كانت قديمة أو غير دقيقة ، فقد تدرك أن سير العمل غير فعال:
بالإضافة إلى ذلك ، من خلال النظر إلى كل شيء ، قد تدرك أنه تم استبعاد النقاط بسبب:
عندما تعتمد فقط على الذاكرة لإنجاز العمل ، فقد تنسى بعض الخطوات.
على سبيل المثال ، ستنسى إنشاء ملفات نسخ احتياطي ، أو ستنسى إزالة أو تحرير نقاط بيانات معينة.
إذا كانت لديك وثائق عملية تذكرك بمراقبة أي نقاط ضائعة ، فقد قللت من المخاطر.
من خلال الحصول على هذا الدليل ، كل ما يتعين على شخص ما فعله هو اتباع التعليمات ، وستكون هناك نتيجة متسقة ويمكن التنبؤ بها في كل مرة: تقارير دقيقة وخالية من الأخطاء جاهزة للعميل ، يتم تنفيذها بالطريقة التي تريدها.
لا يؤدي الحصول على الوثائق إلى تعزيز الاتساق في عملياتك فحسب ، بل يضع أيضا معيارا. تشير الإجراءات الموثقة إلى هدف واضح يتعين تحقيقه وخطوات لتحقيق هذا الهدف.
يظهر وجود المعايير أن لديك سيطرة على العمل ، وينقل للآخرين إحساسا بالثقة والسلطة والثقة في عملياتك.
علاوة على ذلك ، عندما تضع معايير بتنسيق موثق ، فإنها تعزز مصداقيتك ومهنيتك لأولئك الأكثر أهمية:
لا يساعد التوثيق الجيد في منع المخاطر التشغيلية في حالة الدوران فحسب ، بل إنه بمثابة مورد ممتاز لتدريب أعضاء جدد في مؤسستك.
ستوفر لك مجموعة التعليمات المباشرة وسهلة المتابعة الوقت والجهد والموارد في تسريع الموظفين الجدد.
في المقابل ، سترى مدى فعالية الوثائق عندما يستخدمها شخص ما لأول مرة. إذا كانوا يعانون من تعليماتك ، فستتعلم كيفية تحسين المستند بحيث تكون الأمور أسهل عند وصول الموظف الجديد التالي.
.png)
يجب النظر في وجود الوثائق باتباع أفضل الممارسات. لم تقم فقط بوضع معايير وإرشادات خطوة بخطوة لتحقيق الأهداف ، ولكنك تزيد من الشفافية في عمليات المكتب الخلفي الخاص بك.
إذا تم تدقيق الشركة ، فإن توثيق عمليات التسوية وإعداد التقارير الخاصة بك هو طريقة أخرى لإظهار أن مؤسستك تأخذ البروتوكول والامتثال على محمل الجد.
يتطلب القسم 404 من قانون Sarbanes Oxley (SOX) من الإدارة ومراجعي الحسابات للشركات المتداولة علنا وضع ضوابط داخلية وطرق الإبلاغ عن مدى كفاية تلك الضوابط. حتى إذا كانت الأحكام الواردة في SOX لا تنطبق على شركتك ، فدع اللوائح بمثابة دليل لقواعد الإبلاغ الأوسع والأكثر صرامة القادمة.
التوثيق ليس فقط لسير العمل الخاص بك ، ولكن أيضا لتفاعلاتك مع العملاء.
يمكن لشركات الاستثمار تجنب شكاوى العملاء والمواجهات مع المنظمين من خلال إثبات أن الشركة قد قامت بتثقيف العميل بشكل صحيح حول استثماراتهم.
إن حفظ السجلات الأساسية للتحقق من أن المستشارين التقوا بانتظام مع عملائهم وناقشوا أهدافهم الاستثمارية وأعلموهم بأي رسوم ومخاطر، كلها طرق يمكن لمستشاري الاستثمار حماية أنفسهم في حالة ظهور أسئلة أو شكاوى، وفقًا لموظفي هيئة تنظيم الرقابة المالية.
لا تنسى أن التوثيق يساعد في استمرارية الأعمال والتعافي من الكوارث، وهو ما يضعه المنظمون أيضًا في الاعتبار عند الامتثال.
يمكن لإدارة العمليات والفرق التنفيذية أن ترى بوضوح سبب أهمية التوثيق.
باتباع أفضل الممارسات ، فإنك تجني فوائد ما يمكن أن تجلبه الوثائق الجيدة لعملياتك.
يظهر توثيق الإجراءات نضج عملياتك ، ويظهر أنك كشركة تعرف ما تفعله.
تساعد شركة Empaxis شركات الاستثمار على إدارة عملياتها بكفاءة وقابلية للتطوير وملائمة من حيث التكلفة من خلال إدارة مكاتبها الوسطى والخلفية. متوافق مع معيار ISO-27001، وحاصل على شهادة SOC I وSOC II، يمكننا مساعدتك في إنشاء وثائق حول جميع الإجراءات، وتعزيز الشفافية والامتثال. اتصل ب Empaxis لمعرفة المزيد.
تعرض نشرتنا الإخبارية الشهرية موارد ومقالات مفيدة وأفضل الممارسات التي يمكن تطبيقها داخل مزودي التكنولوجيا وشركات الاستثمار
