بالنسبة للكثيرين في مجال الامتثال والعمليات ، عندما يتم إخطارك بتدقيق معلق من هيئة الأوراق المالية والبورصات ، قد تكون غريزتك الأولى هي القلق والذعر. ولكن ، مثل أي صناعة منظمة ، سيتم إجراء فحوصات دورية ، فلماذا لا تضع نظاما لإعداد مؤسستك؟
نتيجة ل COVID-19 ، لن يتم إجراء عمليات التدقيق في الموقع (ما لم تكن ضرورية للغاية) في الوقت الحالي.
على أي حال ، فيما يلي الخطوات التي نوصي بها عندما يتم إخطار الشركة لأول مرة بتدقيقها المعلق. تم تصميم هذه الخطوات لمساعدتك على الاستعداد والتخلص من التوتر من الموقف.
نظرا لأن جميع الموظفين سيلعبون دورا في التحضير للتدقيق وسيشارك العديد منهم بالفعل في التدقيق ، فيجب أن يكونوا جميعا على دراية. سيقوم البعض بجمع المعلومات ، وسيتم إجراء مقابلات مع البعض الآخر ، وسيساعد البعض في مواصلة الأنشطة اليومية للحفاظ على سير العمل. دع الفريق يعرف أن لكل شخص دورا يلعبه ، سواء بشكل مباشر أو غير مباشر.
لا يشير التدقيق إلى أنك فعلت أي شيء خاطئ. هذه صناعة منظمة وهذا يعني أنه سيتم فحصك على أساس روتيني.
قم بإخطار مزودي الخدمة الأساسيين لأنشطتك اليومية. وهذا يشمل الأوصياء وبائعي التكنولوجيا مثل منصات أبحاث التداول والاستثمار والمديرين المستقلين الآخرين. أخبرهم أنك ستخضع لتدقيق تنظيمي وأبلغهم أنك قد تحتاج إلى الاتصال بهم لدعم طلبات المعلومات.
ما لم تكن مسؤولا مسؤولية كاملة عن الامتثال أو إذا كنت تستخدم مورد امتثال تابع لجهة خارجية (مستشار امتثال أو مستشار تنظيمي) ، فأخبرهم أنك تلقيت تأكيدا للتدقيق. تزويدهم بخطابات الطلب الأولية من المنظمة التنظيمية.
ينصح أيضا بجدولة مكالمة مع مورد الامتثال الخاص بك لمراجعة خطاب الطلب من المنظم للحصول على توضيح بشأن البيانات التي تطلبها هيئة الأوراق المالية والبورصات والحصول على المشورة بشأن المقابلات الشفهية.
اجمع البيانات التي تم طلبها في خطاب الطلب الأولي. الحفاظ على السيطرة على الفحص من خلال توفير البيانات المطلوبة فقط. لا ينصح بتوفير بيانات أكثر أو أقل.
تذكر أن لجنة الأوراق المالية والبورصات تفضل العمل مع السجلات الإلكترونية ، خاصة الآن خلال COVID-19 ، لذلك كلما زادت البيانات التي يمكنك تقديمها إلكترونيا ، زادت كفاءة عملية التدقيق بأكملها.
من الناحية المثالية ، تريد الحصول على جميع المعلومات ذات الصلة في مكان واحد. سواء كنت تعرف متى سيكون التدقيق التالي أم لا ، فإنه يحدث فرقا في وجود كل شيء منظم وجاهز للعمل في أي لحظة. من الأسوأ بكثير التدافع في اللحظة الأخيرة للعثور على كل شيء.
عندما يتعلق الأمر بتقارير الاستثمار الخاصة بالعملاء ونقاط البيانات والمستندات الأخرى ، فإن منصتنا المستندة إلى السحابة ، TAMP1 ، تسهل على شركات الاستثمار الوصول إلى هذه المعلومات .. TAMP1 في أساسه هو مستودع بيانات ، مما يعني أن النظام الأساسي يجلب البيانات من جميع المصادر في عرض واحد سهل الإدارة وقابل للتخصيص.
من وجهة نظر الامتثال ، يمكن أن يساعدك TAMP1 في الحصول على بعض نقاط البيانات الضرورية التي تحتاجها في تقديم تقريرك إلى لجنة الأوراق المالية والبورصات.
كلما تم طلب التدقيق ، ستقدم المنظمة تاريخا يحين فيه موعد طلب البيانات. عادة ما تكون الاختبارات محدودة النطاق مستحقة لمدة أسبوع تقريبا من الإخطار واختبارات النطاق الكامل بعد أسبوعين تقريبا من الإخطار.
من الممارسات الجيدة إجراء مراجعة داخلية قبل التقديم. من خلال المراجعة الداخلية، نوصي بعملية فريق العلامات حيث يقوم أحد الأفراد بإنشاء البيانات ويقوم الآخر بمراجعتها للتأكد من دقتها مقابل الطلب.
إذا كان سيتم تدقيق شركتك خلال هذا الوقت ، فاستعد للتحول إلى إلكتروني. احتفظ بنسخة إلكترونية من جميع البيانات المقدمة إلى المنظم للرجوع إليها في المستقبل.
أولا ، ذكر جميع الموظفين مرة أخرى أنه لا يوجد ما يدعو للخوف من هذه العملية. إنه جزء من التواجد في صناعة منظمة.
قبل يوم أو يومين من الاختبار ، قم بإجراء اجتماع للموظفين لمساعدة الجميع على الاستعداد وتحديد التوقعات ومراجعة الأدوار والقواعد لأعضاء الفريق.
يجب على كبير مسؤولي الامتثال إدارة الفحص. جميع طلبات الحصول على المعلومات ، وما إلى ذلك ، تمر عبر هذا الفرد ويجب أن تتضمن جميع المقابلات CCO.
أخيرا ، ذكر الفريق بالإجابة فقط على الأسئلة التي طرحها الفاحص. لا تقم بتضمين معلومات أكثر مما طلب شفهيا أو كتابيا.
الفاحصون يقومون ببساطة بعملهم. من الأفضل الإجابة على الأسئلة وأن تكون مضيافا. إذا حافظت على هدوئك ، فستظل مسيطرا.
تحدث عمليات التدقيق ، حتى لأولئك الذين يفعلون كل شيء بشكل صحيح. عمليات التدقيق هي مجرد بروتوكول قياسي.
امنح نفسك متسعا من الوقت للتحضير. حتى لو لم يتم تدقيقك بعد ، فلن يضر أبدا أن تكون جاهزا عندما يحين الوقت.
إذا اتبعت هذه التوصيات المجربة والحقيقية ومجموعة قوية من أفضل ممارسات وسياسات وإجراءات الامتثال ، فلن يكون لديك ما تخشاه وستصبح عمليات التدقيق أقل إرهاقا.
تحتوي نشرتنا الإخبارية الشهرية على موارد ومقالات ونصائح مفيدة لتنفيذها في شركة الاستثمار الخاصة بك. أدخل بريدك الإلكتروني أدناه للاشتراك:
