إن تحديات إدارة الأصول في العمليات تلوح في الأفق، ويجب على الشركات اتخاذ إجراءات بشأن ما هو أكثر إلحاحًا في المكتب الأوسط والمكتب الخلفي.
مديرو الأصول لديهم ما يكفيهم من المشاكل في الوقت الحالي...
يتوقع ثلثا المديرين التنفيذيين لإدارة الأصول انكماشاً كبيراً في هوامش الربح خلال العامين المقبلين، وفقاً لاستطلاع أجرته مجموعة كارن.
إن ارتفاع تكاليف التشغيل، وضغط الرسوم، وصعود الإدارة السلبية، واللوائح، وتكاليف التكنولوجيا الثابتة، ناهيك عن تقلبات السوق، كلها عوامل تساهم في ذلك.
في حين أن اتجاهات الاقتصاد الكلي الأوسع نطاقًا والقرارات السياسية والصراع العالمي هي أمور لا يمكن للأشخاص العاديين والشركات التحكم فيها، فإن العمليات هي مجال يمكن لمديري الأصول - بل وينبغي لهم - التحكم فيه.
في جميع الأقسام، يمكن للمرء أن يسرد ويحلل جميع التحديات القائمة. في الوقت الراهن، سنركز على العمليات، وهي جزء أساسي من اللغز يجب حله أولاً.
حتى لو انخفضت أرقام التضخم عن مستوياتها المرتفعة الأخيرة، إلا أن التكاليف المرتفعة باستمرار لا تزال مرتفعة.
العمالة، والبيانات، والتكنولوجيا... كل شيء يرتفع في جميع المجالات.
أضف أوجه القصور في سير العمل إلى هذا المزيج (أي التسويات التجارية اليدوية)، وسيتحول الأمر إلى قطار سريع من النفقات المتزايدة، مما قد يكلف الملايين.
يمكن أن تؤدي الاستعانة بمصادر خارجية للمهام غير الأساسية مثل التسوية وإعداد تقارير الأداء إلى خفض التكاليف الثابتة، وفي بعض الحالات تصل إلى 40% سنوياً.
يمكن أيضاً أن تؤدي أتمتة المهام الروتينية المباشرة إلى تعزيز الكفاءة وخفض التكاليف.
يستفيد مزودو عمليات الاستعانة بمصادر خارجية لإدارة الأصول مثل شركة Empaxis من وفورات الحجم، مما يسرع من أوقات الاستجابة وتقديم تقارير دقيقة وموثوقة مصممة خصيصاً لكل شركة. كما تقوم شركة Empaxis أيضاً بتنفيذ أتمتة العمليات الآلية والأتمتة الذكية والتعلم الآلي لمديري الأصول.
يمكن للأنظمة القديمة أن تتعثر بسهولة تحت وطأة وضغط متطلبات إدارة الأصول الحديثة، مما يتسبب في حدوث تأخيرات وأخطاء في العمليات.
تعاني أدوات إدارة المحافظ والأدوات المحاسبية القديمة من صعوبة في إعداد التقارير متعددة العملات وإجراءات الشركات المعقدة والأدوات مثل المشتقات.
كل هذا يمكن أن يجبر الفرق على إدخال البيانات يدويًا في جداول البيانات، مما قد يؤدي إلى حسابات خاطئة.
ومع ذلك، فإن التحرر من البنى التحتية لتكنولوجيا المعلومات الراسخة بعمق في شركة ما لسنوات - بل ولعقود - ليس أسهل المهام، خاصةً إذا كان ذلك بمفرده.
وبالنظر إلى تحديات البرامج القديمة والمخزنة محلياً، فإن الابتعاد عن هذه البرامج والانتقال إلى منصات محاسبة المحافظ السحابية وإدارة الأصول الأصلية يمكن أن يحقق نتائج أكبر بكثير.
ميزات ووظائف أكثر قوة، وعمليات تكامل أفضل، والقدرة على معالجة المعاملات متعددة العملات والمعاملات المعقدة...
... ولا حاجة إلى دفع تكاليف ترقيات وصيانة باهظة الثمن.
في Empaxis، نساعد أيضًا مديري الأصول في عملية ترحيل البيانات وتنفيذها إلى المنصة الجديدة، ونتولى الملكية من البداية إلى النهاية، ونبني إعدادًا مستقبليًا.
هذه حالة شائعة ومشكلة شائعة للعديد من الشركات.
أمناء الحفظ، وأنظمة محاسبة المحافظ، وأنظمة إدارة علاقات العملاء، ونظام إدارة العمليات، ومنصات إدارة المخاطر... كلها غير متكاملة، ويتم تخزين بياناتها في مواقع متعددة، مما يتطلب عمليات تسجيل دخول متعددة...
يمكنك أن تتخيل كل الخطوات اليدوية المتضمنة: تسجيل الدخول، والنقر، والتنزيل، والنسخ، واللصق، والكتابة، والحساب....
يمكنك أيضًا تخيل الأخطاء والتأخيرات والوقت الضائع...
الأخطاء في تقارير العملاء والامتثال، والمقاييس والتحليلات الخاطئة...
كل ذلك بسبب سوء التكامل والأنظمة المفككة الناجمة في جزء كبير منها عن التكنولوجيا القديمة.
فيما يتعلق باعتماد التكنولوجيا الجديدة، فإن اختيار منصة مستودع بيانات لمديري الأصول سيحقق نتائج أفضل.
التكامل بسلاسة مع الأنظمة الأخرى وقبول تنسيقات وتفاصيل بيانات الاستثمار المختلفة، مستودع البيانات الصحيح:
تم ذكر الأنشطة اليدوية عدة مرات بالفعل، لكنها تستحق القسم الخاص بها الآن.
وقد وجدت إحدى الدراسات الاستقصائية أن أكثر من نصف مالكي الأصول (55%) "لا يزالون يستخدمون جداول البيانات لتوحيد البيانات يدويًا، مما يؤدي إلى إهدار ما يصل إلى أسبوع كل شهر - وهو وقت يمكن أن يُستغل بشكل أفضل في تحسين المحفظة."
رقم عشري في غير موضعه أو معاملة تم إدخالها بشكل غير صحيح... حتى خطأ واحد صغير غير مقصود في التسوية يمكن أن يؤدي إلى أخطاء فادحة كبيرة في إعداد التقارير، مما يؤدي إلى تآكل ثقة العميل وربما الوقوع في مشاكل تنظيمية.
يمكن أن تؤدي الحسابات اليدوية الخاطئة في الفواتير إلى زيادة أو نقصان في الفواتير على العملاء.
نشر الروبوتات لـ المكاتب الوسطى والخلفية (الاستطلاع، والأداء، والفوترة، ونظام الملاحة البحرية) يمكن أن يسرّع العمليات، ويقلل من الأخطاء، ويزيل الاختناقات، ويوفر التكاليف على المدى الطويل.
مرة أخرى، لا يتعين على الشركات القيام بالإعداد بنفسها. فبإمكانها الدخول في شراكة مع خبراء أتمتة إدارة الأصول مثل شركة Empaxis التي تعمل بنشاط على برمجة الروبوتات ونشرها وصيانتها لشركات إدارة الأصول المتوسطة والكبيرة الحجم.
تعرّف على المزيد حول الأتمتة الآلية للعمليات الآلية في الخدمات المالية.
مع تحول التقارير من T+2 إلى T+1، والمزيد من عمليات التدقيق ومتطلبات الامتثال، والمزيد من التدقيق الشامل والقواعد المتغيرة باستمرار من هيئة الأوراق المالية والبورصات... المزيد من تحديات إدارة الأصول في العمليات التي يجب التعامل معها.
وقد وجدت إحدى الدراسات أن 41% من مديري الأصول يرون أن مواكبة التغييرات التنظيمية هي أكبر تهديد لعملياتهم.
يمكن أن يؤدي عدم الالتزام بالمواعيد النهائية والأخطاء في الإبلاغ عن العملاء إلى غرامات ضخمة وفقدان السمعة، مما يؤدي إلى الوقوع في مأزق لجنة الأوراق المالية والبورصات.
هناك مزيج من الحلول المطروحة.
يمكن لأدوات الامتثال التي تعمل بالذكاء الاصطناعي المدعومة بالذكاء الاصطناعي أن تبسّط عملية التقاط البيانات وتدفقها وتجميعها وتحليلها.
وبالمثل، فإن أتمتة وظائف الامتثال، بما في ذلك تقارير 13D و13F مع Empaxis، يمكن أن يخفف العبء.
ثالثاً، يمكن للشراكة مع خبراء استشاريين في مجال استشارات الامتثال لإدارة الأصول الذين يركزون حصرياً على هذه الصناعة أن تبسط العمليات.
أخيرًا، وبالعودة إلى العديد من النقاط التي سبق ذكرها، يحتاج مديرو الأصول إلى أنظمة وعمليات محدثة، مما يسهل دمج بيانات الاستثمار ومواقع متعددة من مواقع متعددة وإضافتها بسهولة إلى تقارير الامتثال اللازمة.
عندما يأتي الموظفون ويغادرون - وعندما يكون هناك القليل من التوثيق للعمليات التي كانوا يديرونها في السابق أو لا يوجد توثيق على الإطلاق - فإن ذلك يخلق مخاطر كبيرة على الموظفين الرئيسيين.
إن الاعتماد على محفظة موظف واحد في مجال المحاسبة ومعلوماته في مجال إدارة الأعمال هو رهان خطير. فهم يغيرون وظائفهم، ويتقاعدون، ويمرضون، ويأخذون إجازات، ويأخذون إجازات...
سيؤدي غيابهم وعدم وجود شخص آخر لتولي المسؤولية إلى توقف العمليات بشكل كامل، مما يؤدي إلى تأخير تسليم العملاء وإلحاق الضرر بالشركة.
لا تقلل من أهمية التوثيق.
احرص على توثيق العمليات بدقة، وتوثيقها بدقة والتحقق من صحتها وعدم ترك أي مجال للشك.
إذا كنت قلقًا بشأن معدل دوران واستبدال الأعضاء الرئيسيين، فإن أحد الحلول المفضلة هو الشراكة مع مزودي خدمات التعهيد في مجال إدارة الأصول الذين يمكنهم بسهولة إضافة موارد لمديري الأصول.
يمكن لهذه الموارد، المدربة بشكل مثالي في مجال محاسبة المحافظ وأسواق رأس المال، أن تتدخل مباشرةً وتتولى المهام التشغيلية اليومية، مع الحد الأدنى من الاحتكاك في البداية.
في Empaxis، لا نقوم فقط بتوفير هذه الموارد المدربة (بما في ذلك النسخ الاحتياطية لضمان الاستمرارية)، بل نقوم أيضاً بتنقيح وبناء الوثائق حول سير العمل، ونعيدها (مرة أخرى) إلى العميل.
لا يجب أن تحدد تحديات إدارة الأصول في العمليات التشغيلية الشركة.
من خلال تحديث التكنولوجيا وتحديثها، وتبسيط عمليات البيانات والتخلص من الصوامع، والاستفادة من الأتمتة المتقدمة في تدفقات العمل التشغيلية، وإنشاء الوثائق، بالإضافة إلى الشراكة مع البائعين الخارجيين، يمكن لمديري الأصول القيام بمحاولات جادة (وناجحة) لخفض التكاليف، وتعزيز العمليات وتوسيع نطاقها، وتعزيز الامتثال، والحد من المخاطر، وتحرير الفرق للتركيز على الأنشطة ذات القيمة الأعلى للعملاء.
هذه ليست مجرد حلول افتراضية؛ فقد ثبت نجاحها، كما شهدت شركة Empaxis ونفذتها بشكل مباشر في مجال إدارة الاستثمار.
كما قلنا، لا يمكن لمديري الأصول التحكم في العوامل الخارجية، ولكن من خلال التحكم بشكل أفضل في العوامل الداخلية - بدءًا من عمليات الاستثمار - يمكن لهذه الشركات التعامل بشكل أفضل مع أي شيء خارجي يلقى عليها.
تعرض نشرتنا الإخبارية الشهرية موارد ومقالات مفيدة وأفضل الممارسات التي يمكن تطبيقها داخل مزودي التكنولوجيا وشركات الاستثمار
