صندوق الهبات هو شريان الحياة المالي لأي جامعة. تساعد العملية الجيدة فرق الاستثمار على الوفاء بالتزامها تجاه المدرسة ، مما يحافظ على الموارد المالية للجامعة تحت السيطرة.
عندما يفكر معظمهم في إدارة صندوق الهبات ، فإنهم يفكرون في الاستثمارات ، وهم محقون في ذلك.
بعد كل شيء ، الوقف مسؤول عن تمويل البرامج الأكاديمية وألعاب القوى ، ورواتب الموظفين ، ومشاريع البناء ، وأنشطة الحرم الجامعي المختلفة. علاوة على ذلك ، تحدد صحة الوقف معدلات الرسوم الدراسية والمساعدات المالية للطلاب.
ولكن ما لا ينبغي إغفاله هو العمليات.
يلعب المكتب الأوسط والخلفي للوقف دورا حاسما في تسهيل الأنشطة الاستثمارية والتحليل واتخاذ القرارات. في مناخ اليوم ، أصبحت العملية الجيدة أكثر أهمية من أي وقت مضى.
قبل فترة طويلة من COVID-19 ، واجهت الأوقاف نصيبها من التحديات ... وما زالت تفعل اليوم.
وفقا لدراسة مورنو شيبيل لعام 2015 ، "تقول غالبية الأوقاف والمؤسسات إن مصدر قلقها الأكبر هو عدم كفاية عوائد الأموال لتحقيق أهداف الإنفاق الخاصة بهم".
كما سلطت الدراسة الضوء على 22 مشكلة تواجهها العديد من الأوقاف: شرط الحفاظ على استثمارات منخفضة المخاطر وذات دخل ثابت (تولد عوائد محدودة)، ولكن من أجل تلبية احتياجات الإنفاق في الجامعات، تحتاج الأوقاف إلى استثمارات ذات عائد أعلى.
غير أن ارتفاع العائدات يعادل عموما ارتفاع المخاطر، ومعظم الولايات لا تسمح بمثل هذه المخاطر.
علاوة على ذلك ، يجب أن تعوض الأوقاف عن مصادر الدخل المفقودة بسبب الوباء. مع محدودية حضور الأحداث الرياضية ووجود الطلاب في الحرم الجامعي ، تشعر الجامعات بالضيق.
لا يساعد ذلك عندما يكون أداء العديد من الكليات ، بما في ذلك 7 من أصل 8 مدارس Ivy League ، ضعيفا في استثماراتها.
التحديات المذكورة أعلاه التي تواجهها الأوقاف لها علاقة كبيرة بالإنفاق والميزنة والاستثمار.
قد يفكر البعض ، "ما علاقة المكتب الأوسط والخلفي بهذه القضايا؟"
في حين أن مصدر هذه التحديات لا يتعلق بالعمليات ، إلا أن المكاتب الوسطى والخلفية لصندوق الهبات لا تزال تساعد في تسهيل الأمور على فرق الاستثمار وأولئك الذين يتعاملون مع الشؤون المالية الإجمالية.
يوضح أدناه أفضل الممارسات التي يمكن لفرق عمليات صندوق الهبات اتباعها.
العنصر الأساسي الأكثر أهمية هو تغيير في العقلية.
يتعلق الأمر بالاعتراف بعدم وجود قسم يعمل في صومعة. كل شيء متصل ، مهما كان صغيرا أو مرتبطا بشكل عرضي.
مع فقدان مصادر إيرادات المدارس ، تتعرض فرق الاستثمار في صندوق الهبات لضغوط إضافية لدعم الجامعة ماليا.
يحتاج فريق الاستثمار إلى كل المساعدة التي يمكنه الحصول عليها من فريق العمليات. فبادئ ذي بدء، يعني ذلك إعداد تقارير دقيقة في الوقت المناسب يمكن لمديري الاستثمار الاعتماد عليها لاتخاذ قرارات مستنيرة بشأن محافظهم الاستثمارية.
يمكن أن تساعد مثل هذه القرارات المستندة إلى بيانات جيدة في أداء الاستثمار ، مما يؤدي بدوره إلى تحسين الصحة المالية للمدرسة.
في الواقع ، يرتبط نشاط المكتب الأوسط والخلفي في النهاية بالجامعة التي تحقق أهدافها النهائية.
في نهاية اليوم ، لدى المدارس خلاصة للإجابة عليها. عندما تكون الميزانيات ضيقة ، سيتم عرض جميع الأنشطة عن كثب تحت المجهر.
هذا النوع من الفهم هو الذي يجب أن يحفز فريق عمليات الوقف على بذل قصارى جهده. إنه حقا جهد جماعي للحفاظ على أضواء الجامعة مضاءة ، مجازيا وحرفيا.
كجزء من السعي للقيام بعمل رائع ، يمكن للعمليات إيجاد طرق لتكون أكثر كفاءة.
على سبيل المثال ، هذا يعني الابتعاد عن العمل اليدوي. تعتمد العديد من عمليات صناديق الهبات على Excel ، حيث تقوم بتجميع البيانات من مصادر مختلفة وإنشاء التقارير. تستغرق هذه المهام وقتا طويلا بشكل متزايد مع نمو البيانات من حيث الحجم والتعقيد. وبحكم طبيعة البشر الذين يقومون بهذا العمل ، هناك دائما خطر الخطأ.
يتعلق تحسين جودة العمل أيضا بطرق الاستفادة من تكنولوجيا الأتمتة. في إحدى منشوراتنا الأخيرة ، أوضحنا كيف تعمل الأتمتة لمديري الأموال.
لتحسين تقارير أداء الاستثمار، اطلع على أفضل الممارسات لدينا.
باختصار ، يمكن لفرق الاستثمار والعمليات الوقفية قضاء المزيد من الوقت في نشاط عالي المستوى من خلال أتمتة العمل اليدوي والروتيني والقابل للتنبؤ. يمكن أن تقلل الأتمتة من التكاليف غير الضرورية.
من حيث صلته بتعديل عقلية المرء ، فإن إجراء هذه التغييرات في سير العمل يعني الابتعاد عن نهج "هذه هي الطريقة التي فعلنا بها الأشياء دائما".
من خلال ربط الكفاءة وعدم القيام بالأشياء بالطريقة القديمة ، يمكن لفرق صندوق الهبات النظر في حلول التكنولوجيا المالية المختلفة لمساعدة قضيتهم.
بالطبع ، المفتاح هو الحصول على الأنظمة الصحيحة. كما ذكرنا في منشورنا حول أخطاء تكنولوجيا المعلومات في المكتب الخلفي التي يجب تجنبها ، يحتاج مديرو الاستثمار إلى تقنية يمكنها دمج الوظائف والتكامل مع الأنظمة الأخرى وتكون قابلة للخدمة على المدى الطويل.
هناك حلول جديدة وحديثة تساعد في تسوية الاستثمار وإعداد تقارير الأداء ، وإدارة أوامر التداول ، وإدارة مخاطر المحفظة وأدوات إعادة التوازن ، والامتثال والعناية الواجبة للمستثمرين ، على سبيل المثال لا الحصر.
ستجمع بعض الأنظمة بين الميزات المذكورة ، أو ستجعل من السهل التكامل مع الأنظمة الأساسية الأخرى.
من المؤكد أن الأنظمة الجديدة ستتطلب استثمارا أوليا، لكن التكنولوجيا القديمة وعدم الكفاءة يمكن أن تبقي التكاليف أعلى مما ينبغي. ناهيك عن أن الطرق القديمة للقيام بالأشياء يمكن أن تحد من جودة المخرجات.
تساعد منصة إدارة الأصول الجاهزة الخاصة بنا ، TAMP1 ، المؤسسات الاستثمارية من جميع الأنواع في إدارة تقارير التسوية وبيانات الأداء الخاصة بها ، والتكامل مع الآلاف من أمناء الحفظ والأنظمة الأخرى. فرق الاستثمار لديها مكان واحد لعرض كل شيء.
إن وجود مكان واحد في السحابة للوصول إلى جميع تقارير الاستثمار والبيانات والمستندات سيكون موفرا كبيرا للوقت لفرق الاستثمار. يمكنهم بسهولة تخصيص التقارير ، ومشاركتها مع الأطراف المعنية الأخرى ، وفي النهاية يكونون في وضع أفضل لاتخاذ قرارات جيدة تساعد على أداء الاستثمار.
مهما كان ما يفعله فريق صندوق الهبات ، يجب عليهم حقا التفكير في الاحتمالات والفرص مع النوع المناسب من التكنولوجيا المالية.
تحتاج فرق إدارة صندوق الأوقاف إلى الاستمرارية.
قد يأتي الموظفون ويذهبون ، ويجب مراعاة جميع إجراءات العمل.
آخر شيء يحتاجه وقف الجامعة هو رحيل الموظفين الرئيسيين الذين يعرفون كل شيء دون ترك إطار عمل لتكرار أفضل الممارسات. الموارد المالية للجامعة على المحك.
لقد كتبنا مؤخرا مقالا حول أهمية التوثيق للعمليات ، لأنه يعزز الشفافية والمساءلة ، فضلا عن ضمان تنفيذ العمليات بشكل صحيح.
تواجه صناديق الهبات بالفعل العديد من التحديات في أعقاب COVID-19 ، على عكس أي وقت في الأوقات "العادية".
يتعرض المسؤولون عن إدارة صندوق الوقف لضغوط هائلة، حيث تعتمد الجامعة على خبراتهم الاستثمارية للحفاظ على تمويل المدرسة بشكل جيد.
توفر العملية الجيدة الدعم الذي تشتد الحاجة إليه للمسؤولين عن الاستثمارات.
يقوم المكتب الأوسط والخلفي الذي يدار بشكل جيد بدوره من خلال توفير تقارير وبيانات دقيقة وموثوقة في الوقت المناسب. الاستفادة من الأتمتة والتكنولوجيا المالية الجديدة هي بعض الطرق لتحقيق الأهداف.
مع الدعم التشغيلي المناسب ، تحصل فرق الاستثمار على فهم أفضل وأسرع لمحافظهم الاستثمارية. في النهاية ، سيكون من الأسهل اتخاذ قرارات لتحسين الوقف.
صندوق الهبات هو شريان الحياة للجامعة ، وأي عمليات يمكن القيام بها للمساعدة ، بشكل مباشر أو غير مباشر ، ستكون دائما موضع ترحيب.
تحتوي نشرتنا الإخبارية الشهرية على موارد ومقالات ونصائح مفيدة لتنفيذها في شركة الاستثمار الخاصة بك. أدخل بريدك الإلكتروني أدناه للاشتراك:
