تمتلك العديد من المكاتب العائلية ثروة مؤسسة صغيرة ، لكنها تفتقر إلى الضوابط التشغيلية والموارد التي يتعين على المؤسسة امتلاكها. يعد توظيف خبراء في عمليات الاستثمار خطوة في الاتجاه الصحيح.
المكاتب العائلية هي كيانات معقدة تتطلب مجموعة من الخبراء والمتخصصين في مجموعة متنوعة من المجالات:
حوكمة الأسرة ، تخطيط التعاقب ، الصناديق الاستئمانية ، الضرائب ، المحاسبة ، العطاء الخيري ، إدارة الاستثمار ، من بين أمور أخرى ...
لكن أحد المجالات التي يتم تجاهلها هو العمليات.
لا تواجه المكاتب العائلية الضغوط التنظيمية التي تتطلب الإشراف التشغيلي بالطريقة التي تخضع لها شركة إدارة الثروات أو الأصول.
بدون هذه المتطلبات ، سوف يرسمون مسارهم الخاص ، للأفضل أو للأسوأ.
ربما يتولى أحد أفراد الأسرة العمل التشغيلي ، ولكن ما مدى فعاليته؟ هل يحبون العمل حتى؟ أو ببساطة يتم استخدام وقتهم بشكل أفضل في مناطق أخرى.
حتى إذا قام أحد أفراد الأسرة بالعمل ، فقد لا تكون الوظيفة نفسها أولوية منذ البداية.
أيضا ، على عكس الاستثمارات وإدارة التدفقات النقدية للأعمال ، فإن العمليات نفسها لا تولد إيرادات.
والنتيجة هي نهج مجزأ وعشوائي ورجعي لعمليات مكتب العائلة.
العمليات هي حقا أساس أي شركة لإدارة الاستثمار ، بما في ذلك المكاتب العائلية.
وذلك لأن العمليات لها يد في العديد من الوظائف الحاسمة:
إعداد التقارير والبيانات والتكنولوجيا والأمن السيبراني وإدارة سير العمل والتنسيق بين الإدارات المختلفة ...
سيدير خبير العمليات (أو فريق الخبراء) هذه العمليات بفعالية ، وهذا هو بالضبط سبب حاجة المكاتب العائلية إلى مثل هذه المواهب.
نظرا لأن العمليات متشابكة مع العديد من جوانب مكتب العائلة ، فإن الخبير والقائد الحقيقيين سينظران إلى هذه الأنشطة ويجدون طرقا أفضل لإنجاز الأمور:
هذه ليست سوى بعض الأسئلة التي قد يطرحها خبير عمليات مكتب العائلة على نفسه ، والتي للعثور على إجابات وتطوير الحلول.
في هذا السعي لتحقيق قدر أكبر من الكفاءة ونهج حديث ، سيكون لدى خبير العمليات نظرة طويلة الأجل ويضع رقمنة مكتب العائلة كأولوية قصوى:
مع التركيز على الكفاءة والتحديث ، سيركز خبراء العمليات اهتمامهم على البيانات.
والمفتاح هو تحسين جودة البيانات من خلال تحسين سير العمل حول تلك البيانات.
تؤدي البيانات عالية الجودة إلى تحسين التقارير والتحليل واتخاذ القرارات.
سيكون لدى العائلات نظرة أكثر شمولية لمواردها المالية وأصولها / ملكيتها واستثماراتها وضرائبها ومحاسبتها وكل ما يتعلق بحوكمة الأسرة.
يتطلب الأمر متخصصا حقيقيا في العمليات لنقل البيانات إلى المستوى التالي.
لا يفهم خبير العمليات قيمة بيانات مكتب العائلة فحسب ، بل يفهم أيضا أهمية الأمان حول تلك البيانات.
والتهديدات حقيقية.
وفقا لدراسة أجرتها Boston Private ، "عانى أكثر من ربع (26٪) المكاتب العائلية من هجوم إلكتروني. في ما يقرب من ثلثي هذه الحالات ، حدث ذلك خلال الأشهر ال 12 الماضية ".
أشار كيفن هولبرت ، كبير المستشارين في شركة المحاماة العالمية Dentons ، إلى سبب تعرضهم للخطر:
"تقع المكاتب العائلية أحيانا من خلال شقوق كونها كبيرة بما يكفي لاستهدافها على وجه التحديد ، ولكن ليس لديها تدابير قوية لإدارة المخاطر نموذجية للمؤسسات الأكبر ، مما يجعلها عرضة للخطر للغاية."
سيركز خبراء عمليات مكتب العائلة بشكل كبير على الأمن لمنع حدوث هذه الهجمات.
سيتطلب ذلك تقييم البنية التحتية لتكنولوجيا المعلومات بالكامل ، ثم وضع جميع التدابير الأمنية.
وفقا لسيتي بنك ، غالبا ما تصل نفقات مكتب العائلة إلى ما يقرب من 1٪ -2٪ من إجمالي الأصول النشطة سنويا. باستخدام 100 مليون دولار من الأصول كمثال ، هذا ما بين 1 مليون دولار و 2 مليون دولار من النفقات السنوية.
سيضع قائد العمليات والخبير في اعتباره التكاليف ، حيث يجب أن تكون الحلول المذكورة أعلاه في حدود الميزانية.
لهذا السبب يجب على العائلات تحسين سير العمل غير الفعال والمستهلك للوقت.
يجب أن ينجزوا المزيد من العمل - بشكل أفضل وأسرع - في وقت أقل وبأموال أقل.
يجب على خبير العمليات أيضا تحديد الإنفاق المهدر على البرامج والأنظمة والقضاء عليه ، بالإضافة إلى معرفة أكثر الطرق فعالية لاستخدام رأس المال البشري.
إذا كان مدير محفظة ذو مهارات عالية يقضي ساعات في إدخال البيانات يدويا ، فمن الواضح أن هذا يعد استخداما سيئا لوقته وموارد أسرته. بدلا من ذلك ، يمكن أن يكون هذا العمل إما آليا أو يقوم به طرف ثالث بتكلفة أقل.
تعرف على المزيد حول كيفية قيام المكاتب العائلية بخفض التكاليف.
يمكن أن يكون مدير عمليات متمرسا في الصناعة ، أو شخصا متخصصا في سير عمل معين.
يمكن للعائلات توظيف موظفين بدوام كامل أو بدوام جزئي لتنفيذ هذه الوظائف ، ويمكنهم الشراكة مع مزودي خدمات عمليات مكتب العائلة التابعين لجهات خارجية مثل Empaxis.
في Empaxis ، نقدم دعم العمليات للمكاتب ذات العائلات الفردية والمتعددة من خلال تبسيط وظائف المكاتب المتوسطة والخلفية والمحاسبة ، بالإضافة إلى أتمتة عمليات البيانات الخاصة بها ورقمنتها.
من خلال هذا النهج ، تعمل المكاتب العائلية بكفاءة أكبر وبتكلفة أقل من القيام بالعمل في المنزل.
في حين أنه ربما تم التغاضي عن العمليات (حتى الآن) ، فمن الواضح أن هناك فوائد لوجود مثل هؤلاء الخبراء ، كما ذكر أعلاه.
ستساعد المهارات التنظيمية والتقنية ومهارات الاتصال والقيادة التي يمتلكونها المكاتب العائلية على إدارة عملية أصغر حجما ومحسنة وحديثة بالكامل.
مع التركيز على الرقمنة والنهج التي تركز على البيانات مع نظرة طويلة الأجل ، سيقدم خبراء العمليات فوائد للمكتب العائلي للاستمتاع بها لسنوات قادمة.
تعرض نشرتنا الإخبارية الشهرية موارد ومقالات مفيدة وأفضل الممارسات التي يمكن تطبيقها داخل مزودي التكنولوجيا وشركات الاستثمار
