يعد استخدام جداول بيانات Excel طريقة شائعة لحساب الأرقام وإدارة البيانات ، ولكنه ليس بأي حال من الأحوال حلا مثاليا لمديري الاستثمار.
تفوق... تقريبا كل الأعمال التجارية استخدمته من قبل.
سواء كان ذلك للمحاسبة أو إدارة معلومات العميل والعميل المحتمل أو إنشاء التقارير ، فقد عملت جداول بيانات Excel كتطبيق افتراضي للانتقال إليه لفترة طويلة.
لكن الزمن يتغير.
مع زيادة الطلب على مديري الثروات والأصول ، لم تعد الشركات قادرة على تحمل العمليات البطيئة واليدوية ، فضلا عن الوظائف المعقدة والمعقدة التي تأتي مع Excel.
ومع توفر منصات وتكنولوجيا جديدة لإدارة الاستثمار ، لم تعد الشركات مضطرة إلى "تسوية" جداول البيانات.
حتى إذا اخترت التمسك ب Excel ، فأنت على الأقل تعرف المخاطر والمزالق المحتملة.
في عالم رقمي يعتمد على البيانات أولا ، يحتاج مديرو الثروات والأصول إلى توفير معلومات دقيقة وفي الوقت المناسب لكل من العملاء والزملاء ، وكلاهما يتطلب هذه السرعة.
ولكن إذا كنت تستخدم جداول بيانات Excel لتتبع التسوية والأداء والوظائف الأخرى المتعلقة بالعمليات والمحاسبة ، فستكون دائما متأخرا.
يمكن للشركات أن تبذل قصارى جهدها لتحديث جداول بيانات Excel في الوقت المناسب ، لكنها لن تكون تحديثات فورية أبدا.
عند التعامل مع جداول بيانات Excel للتحديث يدويا ، ستحدث أخطاء.
سواء كنت تشعر بالتعب أو تعتقد أنك تركز بشكل كامل ، فهناك دائما فرصة للأخطاء المطبعية.
في الواقع ، 88٪ من جداول البيانات تحتوي على أخطاء!
كل ما يتطلبه الأمر هو حذف أو إدخال أو تنسيق غير صحيح في خلية لإفساد كل شيء. يمكن أن تؤدي بيانات Excel السيئة إلى محافظ غير قابلة للتسوية ، وأداء غير دقيق ، وحسابات فواتير غير صحيحة ، وقيمة سوقية إجمالية خاطئة ، وما إلى ذلك.
لقد تعلم بنك باركليز بالطريقة الصعبة في عام 2008، عندما أدى خطأ في جدول البيانات إلى شراء كميات كبيرة من أصول ليمان براذرز غير المرغوب فيها.
ربما يمكنك Control-Z الخروج من المشكلة للعودة إلى الحالة الأصلية لجدول البيانات ، ولكن ليس دائما.
لا يتعامل Excel مع كميات كبيرة من البيانات أو الحسابات المعقدة بشكل جيد للغاية ، مما يجعل من الصعب إدارة المحافظ التي تحتوي على العديد من الأصول.
مع نمو شركات الاستثمار والتعامل مع المزيد من العملاء والأصول والبيانات ، يمكن أن تصبح جداول البيانات غير عملية ويصعب إدارتها. يمكن أن يؤدي الإدخال اليدوي والصيانة المطلوبة لكل جدول بيانات إلى حدوث أخطاء وعدم تناسق البيانات ومشاكل التحكم في الإصدار.
يعد التعامل مع بيانات الاستثمار المنتشرة عبر جداول بيانات متعددة عملية معقدة.
تحتاج أحيانا إلى القفز ذهابا وإيابا بين علامات التبويب ، وتشغيل VLOOKUPs ، ووحدات الماكرو ، والصيغ الأخرى ، أثناء العثور على البيانات وحسابها ومقارنتها.
ويحدث ذلك في كثير من الأحيان: تضع كل هذا العمل في تعلم إعداد صيغة ، فقط للحصول على خطأ #VALUE!
ثم ستقوم بتدوير عجلاتك في محاولة لمعرفة المشكلة ، ولكن لا يزال ينتهي بك الأمر من حيث بدأت.
بينما من الناحية الفنية هناك في Excel ، فإن وظيفة مسار التدقيق ليست الأكثر سهولة في الاستخدام.
يقع العبء عليك لإعداد الصيغ. بدون إعداد مسار التدقيق ، يقوم أعضاء الفريق بإجراء تغييرات على الأوراق دون أي طريقة لتتبع من أجرى التغيير في الخلية ومتى.
هذا يجعل من الصعب بشكل خاص تحديد الأسباب الجذرية لمشكلات البيانات في Excel ، والتي قد تكون عملية طويلة اعتمادا على حجم البيانات.
بالطبع ، إذا كانت هناك حلول تدقيق أكثر سهولة في الاستخدام ، فستقضي شركات الاستثمار وقتا أسهل مع بيانات وتقارير المحفظة.
كل ذلك يرتبط بالنقطة الأوسع: يجب أن تكون أنت وفريقك خبراء في Excel.
لكن تعلم الصيغ المعقدة ليس أسهل ولا أفضل استخدام للوقت.
يمكنك الاتصال بالإنترنت للعثور على مقطع فيديو أو موقع ويب يعرض التعليمات ، ولكن في بعض الأحيان لا تعالج هذه الموارد موقفك بالكامل.
في أحيان أخرى ، تستند هذه الإرشادات إلى الإصدارات القديمة من Excel ، حيث لا يكون تخطيط علامات تبويب وأيقونات وأزرار نافذة Excel جزءا من الإصدارات الجديدة التي تستخدمها.
إذا كان شخص واحد هو المسؤول عن إدارة جداول البيانات ، فماذا يحدث عندما يمرضون مع القليل من وقت الإشعار أو إذا استقالوا؟
هل ستكون هناك نسخ احتياطية كافية في مكانها للتعامل مع تعقيد جداول بيانات Excel؟
بغض النظر ، هناك دائما مخاطر متأصلة في الموظفين عندما يتعلق الأمر بالمهام اليدوية.
نظرا لمدى سهولة الوصول إلى الملفات وإجراء تغييرات (أخطاء) في جداول بيانات Excel دون إعداد مسارات تدقيق ، فإن هذه العملية تكشف عن مخاطر أمنية خطيرة للغاية.
اعتمادا على مكان تخزين الأوراق ، قد يحتاج فريق تكنولوجيا المعلومات لديك إلى حماية المجلد والمستندات بكلمة مرور.
بدون الأمن المناسب ، يمكن أن يواجه مديرو الاستثمار عواقب من لجنة الأوراق المالية والبورصات.
إذا كنت تعمل مع مجموعات كبيرة جدا من البيانات ، فقد تلاحظ المدة التي يستغرقها التحميل.
في هذه الحالات ، قد يتعطل Excel قبل أن تتاح لك فرصة رؤية جدول البيانات المفتوح.
إذا حدث هذا بشكل متكرر بما فيه الكفاية ، فقد لا يكون Excel نظاما موثوقا به للاستخدام ، مما يؤثر على سير العمل والتحليل واتخاذ القرار.
يتطلب الأمر الكثير من العمل لإعداد جداول البيانات وإعداد التنسيقات والحسابات.
ولكن حتى بعد الحصول على جميع نقاط البيانات على الشاشة ، يمكن للأرقام والرسوم التوضيحية أن تذهب بعيدا فقط.
يفتقر Excel إلى العرض الرسومي المتقن وطرق العرض المحددة مسبقا التي يوفرها نظام محاسبة الاستثمار والمحفظة المناسب.
وكمثال على ذلك، فإنه يفتقر إلى الوظائف القوية اللازمة للتعامل مع نماذج إدارة المخاطر المتطورة، والتي تتطلب أدوات تحليل إحصائي ومالي أكثر تقدما.
للحصول على بيانات وتحليلات أفضل وأقصى قدر من كفاءة العملية ، يجب على الشركات الانتقال من جداول بيانات Excel الخاصة بها إلى منصة مناسبة لإدارة الاستثمار.
يمكن لهذه الأنظمة تخزين البيانات بشكل أكثر فعالية وأمانا ، مما يمنع خطر العبث الجماعي أو عمليات الحذف التي لا يمكن استردادها أو استعادتها في Excel في كثير من الأحيان.
في الوقت نفسه ، ستستمر العديد من الشركات في استخدام Excel في الوقت الحالي ، وفي هذه الحالات ، يكون المفتاح هو استخدام Excel بأكبر قدر ممكن من الكفاءة.
الأتمتة هي إحدى الطرق لتحقيق هذه الكفاءة.
إذا كان فريقك يقوم بشكل روتيني بإدخال البيانات وتجميعها في جداول البيانات، فإن مهام سير العمل هذه جاهزة للأتمتة. يتم إجراؤها يدويا ، وهي عمليات بطيئة وعرضة للخطأ يمكن إجراؤها بشكل أسرع وأكثر دقة بواسطة روبوت آلي.
يمكن برمجة الروبوت ونشره في التطبيقات المطلوبة ، وأداء المهام كلما دعت الحاجة إلى القيام بها. على سبيل المثال ، إذا كانت بعض البيانات والملفات جاهزة من بريد إلكتروني أو موقع ويب وصي أو بوابة إلكترونية ، تشغيل الروبوت في العمل ، واسترداد تلك المعلومات ووضعها في الخلايا المطلوبة بالتنسيق المطلوب.
يعمل Empaxis على تبسيط وأتمتة العمليات المستندة إلى Excel للثروات والمديرين. نحن نبني الروبوتات وننشرها في الإعداد الخاص بك ونحافظ عليها بانتظام.
بالإضافة إلى ذلك ، يمكن أن يؤدي استخدام الذكاء الاصطناعي وظائف أكثر تعقيدا تتطلب المزيد من التفكير والتحليل ، ولكن الذكاء الاصطناعي ليس منتجا نهائيا أيضا.
تعرف على المزيد حول الذكاء الاصطناعي في إدارة الاستثمار.
لطالما اعتمد مديرو الثروات والأصول على Excel في مهام سير العمل المختلفة.
ولكن مع تزايد المنافسة والطلبات المفروضة على شركات الاستثمار ، هناك حاجة قوية لزيادة السرعة والدقة والكفاءة في جميع سير العمل.
جداول البيانات لها قيود ، كما هو موضح في الأمثلة أعلاه ، ويجب على الشركات أن تقرر ما ستفعله حيال ذلك. يمكنهم أن يضعوا في اعتبارهم القيود ، وبدلا من ذلك يختارون الاحتفاظ ب Excel ، وتحسين عملياتهم الحالية من خلال دمج الأتمتة والتعلم الآلي. يمكن للشركات أيضا الانتقال إلى منصات إدارة استثمار أكثر تطورا تقوم بسهولة بدمج البيانات وتخزينها وعرضها بدقة وأمان.
على أي حال ، يعرف مديرو الاستثمار ما تقدمه جداول بيانات Excel ، سواء كانت جيدة أو سيئة ، وهم يعرفون أن هناك دائما خيارات للقيام بالأشياء بشكل أفضل.
تحتوي نشرتنا الإخبارية الشهرية على موارد ومقالات ونصائح مفيدة لتنفيذها في شركة الاستثمار الخاصة بك. أدخل بريدك الإلكتروني أدناه للاشتراك:
