بالنسبة لمديري عمليات الاستثمار ، فإن تقارير الأداء هي المكان الذي يلتقي فيه المطاط بالطريق.
إنها النتائج الملموسة لقرارات الشركة الاستثمارية، وسيتم مشاركة هذه النتائج مع العميل.
تقارير الأداء عالية الجودة هي مفتاح الحفاظ على ثقة العميل... وراحة بالك!
فيما يلي أفضل الممارسات للتأكد من أن ما ينتهي به الأمر في تقارير عملائك من نظام محاسبة المحفظة الخاص بك هو الأفضل للتأكد من أن ما ينتهي به الأمر في تقارير عملائك من نظام محاسبة محفظتك هو أصلي ودقيق.
مدير المحفظة هو أفضل مصدر لفهم الأداء المتوقع. فهو يختار الأوراق المالية التي تحقق معظم العوائد.
قبل إنشاء التقارير، ناقش الأداء المتوقع بالنسبة للمعيار المرجعي مع مدير المحفظة مع مدير المحفظة. وهذا يوفر تقديرًا جيدًا لمعدل العائد الداخلي للفترة.
هذه الخطوة الاستباقية توفر عليك العناء في وقت لاحق عندما يقول مدير المحفظة "الأداء يبدو خاطئًا". يمكنك التحقيق في التناقضات المحتملة أثناء عملية إعداد التقارير وإبلاغ مدير المحفظة بأي اختلافات بوضوح.
لسوء الحظ، لا تتمتع جميع أنظمة محاسبة المحافظ بأدوات قوية لدقة البيانات.
توجد ملايين نقاط البيانات داخل هذه الأنظمة، وحتى خطأ واحد يمكن أن يؤدي إلى تآكل الثقة إذا وصل إلى تقرير العميل.
هناك طريقتان يمكنك اتباعهما: يمكنك 1) بناء النظام بنفسك أو 2) الشراكة مع شركة مثل Empaxis التي توفر لمديري الاستثمار أدوات إعداد تقارير ضمان الجودة التي يحتاجون إليها.
إذا لم يكن تطوير نظام ضمان الجودة الخاص بك غير ممكن، فقم بالشراكة مع خبراء تقارير أداء الاستثمار وضمان الجودة مثل شركة Empaxis.
يتيح نظام ضمان الجودة الخاص بنا، المصمم خصيصًا لإعداد تقارير أداء الاستثمار، ما يلي:
تتكامل أنظمة ضمان الجودة من Empaxis مع برامجك الحالية ومجموعات البيانات الخاصة بك، ويتم تهيئتها لتتبع الجودة وفقًا لتعريفاتك المحددة.
تصل البيانات الواردة من أمناء الحفظ في أوقات مختلفة بناء على وقت تسليم الوصي لها.
قم بتجميع عملك حسب توفر البيانات. يقدم بعض الأوصياء بيانات في وقت مبكر من الشهر أكثر من غيرهم. حدد تواريخ تسليم التقارير بناء على توفر هذه البيانات.
على سبيل المثال ، استخدم أيام العمل 5 و 7 و 15. يتيح لك ذلك الحصول على تقارير للعملاء الذين لديهم حسابات في الأوصياء الأوائل في وقت مبكر ولاحقا لاحقا. يحدد هذا أيضا التوقعات داخليا حول متى تتوقع أن تكون التقارير جاهزة.
يتجنب العديد من مديري العمليات الالتزامات الصعبة. ومع ذلك، في إمباكسيس, نعتقد أن الالتزامات تدفع إلى تقديم خدمة أفضل وتوفر معايير للمقارنة.
حتى بدون تحديد مواعيد تسليم العملاء، ضع مواعيد نهائية داخلية وتتبع مدى التزامك بها. وكما قال بيتر دراكر "لا يمكنك إدارة ما لا تقيسه".
يمكن أن يؤدي قياس أداء المكتب الخلفي مقابل مستويات الخدمة إلى تحفيز فريقك. يمكنك مقارنة الأداء على أساس شهري أو ربع سنوي. في بيئات العمل عن بُعد/بيئات العمل المختلطة اليوم، تُعد مشاركة الموظفين أمراً حيوياً. التواصل المنتظم وتتبع الأداء أمران أساسيان.
يكشف قياس الأداء في الوقت المحدد، ووقت الإنجاز، ومعدلات الخطأ عن مدى اتساقك. من المحتمل أن يشير التباين الكبير في المعالجة إلى تجربة عميل غير متسقة.
عادة ما يتم إعداد تقارير الأداء على أساس ربع سنوي. أخطأت في 1 ربع فقط وتنتقل "درجتك" من A + (100٪) إلى C (75٪).
إذا كان لديك شخص واحد فقط يمكنه القيام بهذه المهمة بشكل جيد ، فهذا يمثل مخاطرة كبيرة لعدم القدرة على تقديم التقارير بنجاح. تحتاج إلى تدريب واختبار نسخ احتياطية متعددة يمكنها القيام بهذا العمل.
المفتاح هو الاختبار. إذا قمت بتدريب شخص ما اليوم ثم لم تقم بتدريبهم لمدة 6 أشهر، فهل من المنطقي أن تعتقد أنهم سيقومون بالعملية بشكل لا تشوبه شائبة؟
اطلب من موظفيك تبديل مهام إعداد التقارير كل ربع سنة. من الناحية المثالية ، لديك فريق حيث يمكن لأي شخص أن يؤدي على مستوى الشخص الأساسي المسؤول عن الحساب.
يغادر الناس ، ويمرضون ، ويتزوجون ، ويذهبون في إجازة - بعض هذه الأشياء يمكنك التحكم فيها ، ومعظمها لا يمكنك التحكم فيه. لا تدع التغيب يؤثر سلبا على أهم مخرجاتك.
إذا كان العثور على النسخ الاحتياطية والتدريب عليها يستغرق الكثير من الوقت ، فمن الجدير النظر إلى متخصصي تقارير الأداء مثل Empaxis ، الذين لديهم التكنولوجيا وموارد النسخ الاحتياطي لضمان إنجاز التقارير بدقة.
تشهد صناعة إدارة الاستثمار تغيرات سريعة، والاستفادة من التكنولوجيا أمر أساسي للبقاء في المقدمة. استفد من الأتمتة والتكامل لتبسيط عمليات إعداد تقارير الأداء.
تقليلالجهد اليدوي والأخطاء من خلال أتمتة جمع البيانات والتحقق من صحتها من مصادر مختلفة.
ربطنظام محاسبة المحفظة الخاص بك مع الأنظمة الهامة الأخرى، مثل إدارة علاقات العملاء أو مستودع البيانات، لضمان اتساق البيانات وإمكانية الوصول إليها.
توفرأدوات إعداد التقارير المستندة إلى السحابة إمكانية التوسع والمرونة والوصول إلى البيانات في الوقت الفعلي، مما يتيح لك إنشاء التقارير بسرعة وكفاءة.
بالنسبة لمديري العمليات ، يعد تزويد العملاء والموظفين الداخليين بتقارير أداء عالية الجودة جزءا أساسيا من مسؤولياتهم الوظيفية.
يمكن أن يكون جزءا عالي الضغط من العمل نظرا لوجود الكثير من الأشخاص الذين يبحثون عن المعلومات ، وامتلاك التكنولوجيا المناسبة وفريق موثوق ومؤهل لتشغيل التقارير يقطع شوطا طويلا.
سيساعدك اتباع أفضل الممارسات هذه على تحقيق نتيجة عالية الجودة وأداء أكثر اتساقا.
تعرض نشرتنا الإخبارية الشهرية موارد ومقالات مفيدة وأفضل الممارسات التي يمكن تطبيقها داخل مزودي التكنولوجيا وشركات الاستثمار
