بالنسبة لمديري عمليات الاستثمار ، فإن تقارير الأداء هي المكان الذي يلتقي فيه المطاط بالطريق.
هذه هي النتيجة الملموسة لقرار الاستثمار في الشركة ، وسيتم مشاركة هذه النتائج مع عملائها.
تقارير الأداء عالية الجودة هي المفتاح للحفاظ على ثقة العميل ... والحفاظ على وظيفتك!
فيما يلي أفضل الممارسات للتأكد من أن ما ينتهي به الأمر في تقارير العميل الخاصة بك من نظام محاسبة محفظتك أصلي ودقيق.
مدير المحفظة في أفضل وضع لمعرفة ما يجب أن يكون عليه رقم الأداء. هم الذين يختارون الأوراق المالية التي تشكل الجزء الأكبر من الأداء.
اسألهم عما يتوقعون أن يكون الأداء متعلقا بمعيارهم. احصل على هذا الرقم قبل إنشاء أداء الصندوق أو الحساب. يجب أن يكون مؤشرا جيدا لما سيكون عليه معدل العائد الداخلي للشهر أو ربع السنة.
هذا أيضا يوفر عليك الكثير من البحث بعد الحقيقة عندما يخبرك رئيس الوزراء أن "الأداء يبدو خاطئا". يمكنك إجراء البحث أثناء إنتاج الأداء وإذا كان هناك فرق كبير ، فأنت تعرف الآن السبب ويمكنك التعبير عنه لمدير المحفظة.
لسوء الحظ ، لا توفر جميع أنظمة محاسبة المحافظ الأدوات المناسبة لضمان دقة البيانات الموجودة في النظام.
هناك حرفيا الملايين من نقاط البيانات التي يتم الاحتفاظ بها في هذه الأنظمة ، وكل ما يتطلبه الأمر هو نقطة بيانات واحدة مفقودة أو تفاصيل غير صحيحة يمكن أن تؤدي إلى تآكل الكثير من الثقة إذا انتهى بها الأمر في تقرير ورأى مدير محفظة أو عميل ذلك.
هناك طريقتان يمكنك اتباعهما: يمكنك 1) بناء النظام بنفسك أو 2) الشراكة مع شركة مثل Empaxis التي توفر لمديري الاستثمار أدوات إعداد تقارير ضمان الجودة التي يحتاجون إليها.
بشكل عام ، لا نوصي ببناء أنظمة داخلية.
ولكن إذا قمت بذلك ، يمكنك بناء نظام ضمان الجودة الخاص بك من خلال تحديد جميع نقاط البيانات التي ستنتهي في التقارير الداخلية أو تقارير العملاء.
1 . قم بتصدير البيانات إلى Excel ، إذا كان لديك مجموعة بيانات صغيرة أو SQL أو قاعدة بيانات أخرى إذا كنت تتعامل مع كميات أكبر من البيانات.
2 . إنشاء استعلامات للتحقق من البيانات المفقودة والقيم المتطرفة في الأداء والتناقضات الأخرى التي سيكون من غير العملي العثور عليها باستخدام نظام محاسبة المحفظة.
3 . بمجرد إعداد هذا ، يمكنك تحديث الجداول ببيانات جديدة لليوم أو الأسبوع أو الشهر التالي.
كلما قمت بالتحقق بشكل متكرر ، كانت جودة البيانات أفضل. اجعل من السهل عليك التحقق.
إذا كنت قد قمت بعمل جيد في تحديد جميع الحقول التي ستنتهي في التقارير ولديك استفسارات للتحقق من دقتها والتأكد من دقتها ، فلن يضطر مديرو المحافظ إلى قضاء بعض الوقت في مراجعة تقرير تلو الآخر للتحقق من عملك.
إذا كنت تفضل عدم تطوير نظام ضمان الجودة الخاص بك ، فاشترك مع خبراء ضمان الجودة مثل Empaxis الذين لديهم التكنولوجيا المناسبة لك.
تم تصميم نظام ضمان الجودة الخاص بنا خصيصا للتعامل مع تعقيدات تقارير أداء الاستثمار ، مما يسمح بما يلي:
- تحديد نقاط البيانات المفقودة أو غير الصحيحة
- تحديد البيانات المنسقة بشكل غير صحيح
- تتبع توقيت التسليمات
- الوصول بثقة إلى بيانات وتقارير عالية الجودة على مدى فترات زمنية x
تعمل أنظمة ضمان الجودة Empaxis مع البرامج ومجموعات البيانات الموجودة لديك ، حيث سنقوم بتكوين التكنولوجيا لتتبع الجودة وفقا لتعريفاتك للجودة.
تصل البيانات الواردة من أمناء الحفظ في أوقات مختلفة بناء على وقت تسليم الوصي لها.
قم بتجميع عملك حسب توفر البيانات. يقدم بعض الأوصياء بيانات في وقت مبكر من الشهر أكثر من غيرهم. حدد تواريخ تسليم التقارير بناء على توفر هذه البيانات.
على سبيل المثال ، استخدم أيام العمل 5 و 7 و 15. يتيح لك ذلك الحصول على تقارير للعملاء الذين لديهم حسابات في الأوصياء الأوائل في وقت مبكر ولاحقا لاحقا. يحدد هذا أيضا التوقعات داخليا حول متى تتوقع أن تكون التقارير جاهزة.
لجعله
الكثير من مديري العمليات لا يحبون أن يكون لديهم التزامات صعبة.
ومع ذلك ، في Empaxis ، نعتقد أن الالتزام يساعدك في الواقع على تقديم خدمة أفضل ويمنحك شيئا لمقارنة عملك به.
حتى إذا لم يكن لديك وقت تسليم محدد مع العملاء ، فإننا نوصيك بإنشاء واحد داخليا وتتبع التسليم إليهم.
لإعادة صياغة بيتر دراكر ، "لا يمكنك إدارة ما لا تقيسه".
يمكن أن يكون قياس أداء مكتبك الخلفي لمستويات الخدمة حافزا لفريقك حيث يمكنك أن ترى كيف كان أداؤك هذا الشهر مقابل الشهر الماضي أو هذا الربع مقابل الربع الأخير ، وما إلى ذلك.
خاصة الآن مع استمرار المنظمات الاستثمارية في العمل عن بعد بدرجات متفاوتة ، يحتاج الموظفون إلى الاستمرار في المشاركة. وهذا يعني التواصل بانتظام وبالطبع تتبع الأداء.
يساعدك قياس أشياء مثل الأداء في الوقت المحدد ووقت الاستجابة ومعدل العيوب أو الخطأ على معرفة مدى اتساق أدائك. عدم معرفة أي شيء آخر ، إذا كنت تعلم أن هناك الكثير من التباين في المعالجة ، فعلى الأرجح هناك تجربة عميل غير متسقة.
عادة ما يتم إعداد تقارير الأداء على أساس ربع سنوي. أخطأت في 1 ربع فقط وتنتقل "درجتك" من A + (100٪) إلى C (75٪).
إذا كان لديك شخص واحد فقط يمكنه القيام بهذه المهمة بشكل جيد ، فهذا يمثل مخاطرة كبيرة لعدم القدرة على تقديم التقارير بنجاح. تحتاج إلى تدريب واختبار نسخ احتياطية متعددة يمكنها القيام بهذا العمل.
المفتاح هو الاختبار. إذا قمت بتدريب شخص ما اليوم ثم لم تجعله يقوم بالعملية لمدة 6 أشهر ، فهل من المنطقي التفكير في أنه لن يكون تشوبه شائبة؟
اطلب من موظفيك تبديل مهام إعداد التقارير كل ربع سنة. من الناحية المثالية ، لديك فريق حيث يمكن لأي شخص أن يؤدي على مستوى الشخص الأساسي المسؤول عن الحساب.
يغادر الناس ، ويمرضون ، ويتزوجون ، ويذهبون في إجازة - بعض هذه الأشياء يمكنك التحكم فيها ، ومعظمها لا يمكنك التحكم فيه. لا تدع التغيب يؤثر سلبا على أهم مخرجاتك.
إذا كان العثور على النسخ الاحتياطية والتدريب عليها يستغرق الكثير من الوقت ، فمن الجدير النظر إلى متخصصي تقارير الأداء مثل Empaxis ، الذين لديهم التكنولوجيا وموارد النسخ الاحتياطي لضمان إنجاز التقارير بدقة.
بالنسبة لمديري العمليات ، يعد تزويد العملاء والموظفين الداخليين بتقارير أداء عالية الجودة جزءا أساسيا من مسؤولياتهم الوظيفية.
يمكن أن يكون جزءا عالي الضغط من العمل نظرا لوجود الكثير من الأشخاص الذين يبحثون عن المعلومات ، وامتلاك التكنولوجيا المناسبة وفريق موثوق ومؤهل لتشغيل التقارير يقطع شوطا طويلا.
سيساعدك اتباع أفضل الممارسات هذه على تحقيق نتيجة عالية الجودة وأداء أكثر اتساقا.
تحتوي نشرتنا الإخبارية الشهرية على موارد ومقالات ونصائح مفيدة لتنفيذها في شركة الاستثمار الخاصة بك. أدخل بريدك الإلكتروني أدناه للاشتراك:
