تعد أتمتة الحسابات الدائنة والمدينة خطوة إلى الأمام في خطوة أكبر نحو عملية أكثر حداثة ورقمية بالكامل.
تعتبر وظائف الحسابات الدائنة (AP) والحسابات المدينة (AR) مهمة للغاية للأعمال التجارية.
افعل ذلك بشكل صحيح ، وأنت تتعقب المدفوعات والنفقات بكفاءة أكبر ، وتقلل من الأخطاء ، وتجمع المدفوعات في الوقت المحدد ، وتقضي على الإنفاق غير الضروري والمهدر.
إذا أخطأت ، فأنت تقوم بإجراء المدفوعات وتحصيلها في وقت متأخر ، وتعطيل التدفقات النقدية والميزانية ، والإضرار بالعلاقات مع العملاء والبائعين ، مما قد يؤدي إلى اتخاذ إجراءات قانونية.
نظرا لأن وظائف المحاسبة كانت يدوية بطبيعتها ، فمن السهل أن تخطئ الأمور.
يمكن للأتمتة في AR و AP معالجة العديد من هذه المشكلات ، وفي الواقع يريد 90٪ من المديرين الماليين الأتمتة لإصلاح تأخيرات الدفع والأخطاء ، كمثال واحد فقط.
مع وضع ذلك في الاعتبار ، يجدر فهم ما تدور حوله أتمتة AR / AP على المستوى الأساسي.
انها بسيطة. الهدف من الأتمتة هو جعل عمليات الحسابات المدينة والدائنة أكثر كفاءة وملاءمة:
عندما يتعلق الأمر ب AR / AP ، يمكن للأتمتة أن تفعل الكثير:
عندما تكون هذه العمليات مؤتمتة ، فكر في الوقت والمال والمتاعب التي تم توفيرها.
يجب على شركات الاستثمار والمنظمات الأخرى ألا تنفق وقتا وموارد ثمينة على هذه الأنشطة عندما يمكنها القيام بأشياء أخرى تساعد أعمالها.
إذا كنت شركة استثمار أصغر أو شركة أخرى ، فمن المحتمل أن تتعامل أنت وفريقك مع عمليات AR و AP يدويا.
لكن سير العمل هذا سيصبح عالي الكعب بشكل متزايد ويستغرق وقتا طويلا ومليئا بالأخطاء.
مع زيادة عدد الفواتير وضيق الوقت بشكل متزايد ، سيتم تمديد فريقك.
إذا كنت جادا بشأن قابلية التوسع وتجنب تعطيل العمليات المحاسبية ، فقد حان الوقت الآن لبدء التفكير في أتمتة AR / AP.
هناك الكثير مما يمكن أن يحدث بشكل خاطئ ، خاصة في جداول بيانات Excel. حتى الموظف الأكثر اجتهادا وحسن النية سوف يرتكب خطأ.
قد يكون الخطأ الصغير مقبولا في الأقسام الأخرى ، ولكن ليس في التمويل والمحاسبة. حتى أصغر خطأ يمكن أن يكون له أكبر العواقب وأكثرها فتكا.
رقم إضافي ، رقم عشري في غير محله ... الكثير يمكن أن يفسد المحاسبة.
يمكن أن تؤدي هذه الأنواع من الأخطاء إلى توتر العلاقات بشدة مع العملاء والبائعين ، وربما تهدد وظيفة الشخص أو المشرف الذي "سماح" بحدوث الخطأ.
علاوة على ذلك ، قد يستغرق الأمر ساعات لا حصر لها في محاولة العثور على الخطأ ، وهو مضيعة أخرى لموارد الشركة.
والعميل المفقود بالنسبة لك هو عميل جديد لمنافسك لديه عمليات AR / AP أكثر كفاءة.
المحاسبة هي جزء ضروري للغاية من إدارة الأعمال ، ولكن ليس كل مدير استثمار أو رجل أعمال لديه الوقت أو الاهتمام أو الخبرة لتنفيذ أتمتة AR / AP بمفرده.
وهذا جيد تماما. إذا علمت الشركات أن التكنولوجيا موجودة لتبسيط عملياتها ، فهذا كل ما تحتاجه لاتخاذ هذه الخطوة الأولى.
هناك خبراء أتمتة المحاسبة مثل Empaxis متخصصون في سير عمل الحسابات الدائنة وحسابات القبض.
كل ما عليك فعله هو شرح موقفك لهم ، والسير في إجراءاتك ، ثم إظهار أو وصف النتيجة المثالية.
سيقوم خبراء الأتمتة بتحليل العمليات ، وتحديد منطق سير العمل ، وبناء وبرمجة الروبوتات الآلية ، وتشغيل الروبوتات في بيئة اختبار ، ثم نشرها في البيئة الحية.
تماما مثل السيارة ، تحتاج الروبوتات والأنظمة / التطبيقات التي تعمل بها إلى صيانة دورية.
يجب تحديث إصدارات البرامج وأجهزة الكمبيوتر المكتبية ، كما يجب تحديث برامج الروبوت لمواصلة العمل بشكل صحيح.
بالإضافة إلى ذلك، ستتغير مهام سير العمل. نظرا لمتطلبات عملك ، ستقوم بتعديل عملياتك المحاسبية بمرور الوقت.
عند حدوث ذلك ، يجب إعادة برمجة الروبوتات لمراعاة التغييرات في الإجراءات.
مرة أخرى ، لا داعي للقلق بشأن هذه الأنشطة. سيهتم مقدمو خدمات خبراء أتمتة المحاسبة بكل شيء من أجلك.
لكي تكون أكثر كفاءة وتنافسية ، يجب على مديري الاستثمار والشركات الأخرى الابتعاد عن سير العمل اليدوي الورقي.
وبالنسبة لمعظم الشركات ، فإن الحسابات الدائنة والمدينة هي مهام يدوية وورقية.
إن جعل هذا العمل غير ورقي وآلي سيوفر هذه الكفاءة ، والمحاسبة هي واحدة من العديد من العمليات الناضجة للتحسين عبر الأتمتة.
يمثل مكان العمل تحديا كافيا مع ارتفاع التكاليف والمنافسة ، وتتفاقم هذه التحديات بسبب عدم الكفاءة الداخلية ، مما يضغط على هوامش الربح بشكل أكبر.
لهذه الأسباب ، يجب على الشركات اتباع نهج رقمي بالكامل.
فكر في البيانات ومهام سير العمل الخاصة بك كمزيج من هذه السمات:
البيانات والسجلات المخزنة إلكترونيا ، عبر الإنترنت ، المستندة إلى السحابة ، دقيقة ، مشتركة بسلاسة بين الأنظمة ، جاهزة على الفور ، وآمنة ولكن يسهل الوصول إليها من قبل الأطراف ذات الصلة.
مهام سير عمل مبسطة ومؤتمتة توفر لك أكبر قدر ممكن من الوقت والمال.
يعد التحول الرقمي جزءا من المستقبل لأي عمل يريد النجاح والأهمية على المدى الطويل ، ومن خلال أتمتة AR / AP ، يعد هذا مكانا جيدا للبدء.
والواقع أن حسابات القبض والحسابات الدائنة من الوظائف التجارية الحاسمة التي لا تستطيع شركات الاستثمار وغيرها تحمل إفسادها.
ومن الجيد معرفة أنه يمكن تطبيق الأتمتة على العديد من مهام سير العمل ومعالجة نقاط الألم.
إنه حقيقي. ليس عليك حقا أن تكون خبيرا في الأتمتة.
تفترض العديد من الشركات أن العبء يقع عليها لإعداده ، ولكن في الواقع هناك متخصصون في أتمتة AR / AP مثل Empaxis الذين سيتعاملون مع برمجة الروبوت وصيانته وإعادة برمجته ، مما يضمن أقصى قدر من الدقة والنفعية في إكمال سير العمل.
من الصحيح أيضا أن العديد من المؤسسات ترفض فوائد أتمتة AR و AP ، على افتراض أن نهجها الحالي "جيد بما فيه الكفاية" ، مهما كان مليئا بالأخطاء.
ولكن عندما تنمو الأعمال وتظهر أخطاء محاسبية ، سيتمنون لو أنهم اتخذوا إجراءات عاجلة لمنع المشكلة.
تحتوي نشرتنا الإخبارية الشهرية على موارد ومقالات ونصائح مفيدة لتنفيذها في شركة الاستثمار الخاصة بك. أدخل بريدك الإلكتروني أدناه للاشتراك:
