يواجه مديرو الاستثمار تحديات يمكن أن تنشأ في أي لحظة ، وفي بعض الأحيان يحتاجون إلى مساعدتنا الفورية في غضون مهلة قصيرة.
مع محدودية الوقت المتاح ، يجب أن يكون فريق Empaxis واسع الحيلة وفعال للغاية.
بصفتي نائب الرئيس للعمليات ، تقع على عاتقي مسؤولية الإشراف على التسليم الناجح لخدمات المكاتب الوسطى والخلفية لعملائنا ، وأود أن أشارك مثالا لا يسلط الضوء فقط على أفضل قدرات إعداد تقارير الأداء لدينا ، ولكن أيضا لحظة فخر كبيرة في سنوات 15 + في Empaxis.
اتصل بنا أحد عملائنا في مجال إدارة الاستثمار في نيويورك في وقت متأخر من بعد الظهر في نهاية يوم عملهم، وطلب من فريقنا تحديث الأداء المركب (الحسابات الصافية والإجمالية) في وقت مبكر من صباح اليوم التالي.
لقد كان طلبا عاجلا. كانوا يجتمعون مع عملائهم في اليوم التالي ، وهم بحاجة إلى إصلاح خطأ كبير بسرعة.
أدرك عميلنا أنه على مدى السنوات الماضية 2 ، كانت رسوم الأداء والإدارة غير صحيحة. لقد طبقوا عن غير قصد النسب المئوية الخاطئة ، مما أدى إلى أداء صاف وإجمالي غير دقيق ، بالإضافة إلى تحميل عملائهم مبالغ خاطئة.
احتاج عميلنا إلى إظهار أن مشكلات الأداء قد تم حلها ، وأن Empaxis ستحقق ذلك.
لقد كان طلبا مخصصا وكبيرا.
لهذا السبب طلبنا من فريق تطوير الأتمتة لدينا تقييم نطاق وحجم الموقف:
احتاج فريقنا إلى تنزيل جميع تقارير الأصول المدارة لنهاية الشهر البالغ عددها 2,928 تقريرا، ثم إعادة حساب رسوم الأداء والإدارة، بالإضافة إلى الحسابات الصافية والإجمالية.
بمجرد الانتهاء من الرسوم والحسابات ، سيتم إعادة ترحيلها إلى المحافظ ، ثم إزالة المعاملات القديمة.
يدويا ، سوف يستغرق 40 ساعة!
قرر فريق تطوير الأتمتة لدينا أنه إذا أردنا تنزيل 2,928 تقريرا في نهاية الشهر يدويا ، فسيستغرق الأمر ما مجموعه 20 ساعة.
إعادة حساب الرسوم يدويا (4,568 في المجموع) ل 122 محفظة على مدار 24 شهرا ، وإعادة حساب صافي والحصول على الأداء ، وإعادة ترحيل المعاملات في المحافظ ، ثم إزالة القديمة منها من نظام محاسبة المحفظة هو 20 ساعة أخرى.
عملية مدتها 40 ساعة لإكمالها في أقل من 12 ساعة ، سيكون من المستحيل تلبية احتياجات عملائنا.
ولكن كما نقول في Empaxis ، "هناك دائما طريقة أفضل".
مع وجود الكثير للقيام به في وقت قصير جدا ، فإن الطريقة الوحيدة للوفاء بالمواعيد النهائية هي بناء حل أتمتة.
لذلك ، حدد فريق تطوير الأتمتة لدينا جميع الخطوات في سير العمل ، والتي كانت عبارة عن سلسلة من الخطوات اليدوية والقابلة للتكرار.
قام فريق التطوير ببرمجة الروبوتات الآلية لتنزيل جميع تقارير نهاية الشهر البالغ عددها 2,928. يدويا ، كانت عملية مدتها 20 ساعة ، ولكن عندما كانت آلية ، استغرقت ساعة واحدة فقط!
الآن ، مع نسب الرسوم الصحيحة المقدمة لنا من العميل ، قام المطورون ببرمجة الروبوتات لإعادة حساب الأداء الصافي والإجمالي. أعادت الروبوتات أيضا حساب رسوم الأداء والإدارة.
بمجرد إعادة حساب هذه الأرقام ، قامت الروبوتات بإلحاق جميع المعاملات بنشاف التجارة ثم تم نشرها في المحافظ بكميات كبيرة. بالنسبة للمعاملات القديمة في المحافظ ، أزالت الروبوتات تلك عن طريق إضافتها إلى النشاف وحذفها بكميات كبيرة. كل هذه الأمور يدويا كانت ستستغرق 20 ساعة ، ولكن مع الأتمتة ، استغرقت هذه العمليات ثلاث ساعات فقط!
في المجموع ، تم إنجاز عملية يدوية مدتها 40 ساعة في 4 ساعات باستخدام الأتمتة.
وأصبحت رسوم الإدارة والأداء دقيقة الآن، وكذلك الحسابات الصافية والإجمالية.
مع توفر الوقت ، أبلغنا العميل أن المحافظ جاهزة.
لتلقي طلب في اللحظة الأخيرة لإكماله في وقت قصير ، بصفتي نائب الرئيس للعمليات في Empaxis ، أنا فخور جدا بفريقنا لتحقيق ذلك.
إدراكا لوقت الاستجابة السريع ، كان عميلنا سعيدا بشكل لا يصدق.
كانوا يعلمون أنه كان طلبا كبيرا ، لكنهم يعرفون أيضا قدراتنا. بطريقة أو بأخرى ، كانوا يعلمون أننا سننجز ذلك.
كان العميل في وضع صعب لأن أرقام الأداء والرسوم كانت غير صحيحة على مدى السنوات الماضية 2. كان عليهم أن يجتمعوا مع عملائهم في اليوم التالي ، وكانوا بحاجة إلى إصلاح جميع الأرقام قبل اجتماعاتهم.
لذلك لسماع تقدير العميل الحقيقي والصادق ، بالإضافة إلى إحساسهم بالارتياح الكبير ، كان مجزيا للغاية. هذه هي اللحظات التي أحب فيها عملي أكثر.
ستكون هناك دائما طلبات مخصصة ، وغالبا ما تعتمد شركات الاستثمار على مزودي خدمات المكاتب المتوسطة والخلفية للحصول على حل.
عندما تفكر الشركات في الشراكة مع مزودي حلول MBO ، من الجيد معرفة كيفية عمل البائع تحت الضغط. هذا عندما ترى ألوانها الحقيقية.
مع ما يقرب من عقدين من الخبرة ، أثبتت Empaxis نفسها كشريك موثوق به في المكتب الأوسط والخلفي ، خاصة في أصعب المواقف.
ويمكن لشركات الاستثمار الأخرى الاستفادة من نفس الحلول الآلية التي أنشأناها لحساب الأداء الصافي والإجمالي ، بالإضافة إلى رسوم الأداء والإدارة.
في نهاية المطاف، ولأننا نؤمن حقًا بأن هناك دائمًا طريقة أفضل، فإن عملاءنا في إدارة الاستثمار هم الفائزون الحقيقيون.
تعرض نشرتنا الإخبارية الشهرية موارد ومقالات مفيدة وأفضل الممارسات التي يمكن تطبيقها داخل مزودي التكنولوجيا وشركات الاستثمار
