قد تكون أنظمة محاسبة المحافظ الداخلية طريقة لتوفير التكاليف والحصول على التخصيص الذي تريده ، ولكن التغييرات غير المتوقعة يمكن أن تحد من فعالية الأنظمة الداخلية وتؤدي إلى ارتفاع التكاليف على الطريق.
في البداية ، يبدو من الطبيعي والطبيعي الرغبة في إبقاء الفرق والأنظمة داخل الشركة. الفرضية هي أن لديك سيطرة أكبر على كل شيء. إلى جانب ذلك ، هناك بعض الوظائف التي ، وفقا لظروف الشركة ، لا يمكن القيام بها من قبل أطراف ثالثة.
تريد أن تسير الأمور بسلاسة من خلال جعل كل شيء داخليا ، ولكن يتم وضعه موضع التنفيذ ، فهو أكثر صعوبة مما كان متوقعا.
يمكن أن يؤدي التحكم في كل شيء تحت سقف واحد إلى وضع عبء إضافي على الفرق التي غالبا ما تكون مرهقة ، ويصبح تبرير تخصيص الوقت والموارد أكثر صعوبة.
يعد بناء نظام محاسبة محفظة داخلي أحد الأمثلة التي يمكن أن تؤدي فيها المهمة الداخلية إلى تعقيدات أكثر مما كان متوقعا في البداية.
أولئك الذين طوروا وأداروا نظامك الداخلي يعرفون احتياجات شركتك داخل وخارج. يجب أن يكونوا قد قاموا بعمل رائع في إنتاج التقارير كلما احتجت إليها.
ولكن ماذا يحدث عندما يغادرون؟
في كثير من الحالات ، لا تكون فترة نقل المعرفة طويلة بما يكفي ، وتكون الوثائق محدودة أو قديمة أو غير موجودة.
من المحتمل أنه لم يكن هناك أي توثيق للعمليات لأن أعضاء الفريق السابقين قاموا ببناء النظام ، ولماذا ينشئون وثائق لشيء يعرفونه بالفعل؟
قد لا تكون البدائل ماهرة بما يكفي لتشغيل نظام محاسبة المحفظة ، وهذا يمكن أن يمثل خطرا كبيرا.
لا يمكن معالجة إجراءات الشركات ، ولا يمكن إنتاج التقارير في الوقت المناسب ، على سبيل المثال لا الحصر.
قد يكون من المحرج الاضطرار إلى الاتصال بعضو (أعضاء) الفريق المغادرين مؤخرا لطلب المساعدة.
ببساطة ، ربما تم بناء نظام محاسبة المحفظة في أوقات أبسط. لقد تغيرت الصناعة.
قد تتداول شركتك الآن بعملات متعددة وفئات أصول مختلفة وبمجموعة متنوعة متزايدة من الأوراق المالية الدولية.
لا يمكن للنظام الداخلي التعامل مع كل شيء ، وما بناه فريقك يبدو قديما أكثر فأكثر ، خاصة عندما تتمكن الأنظمة الأحدث من القيام بما تبحث عنه.
مثلما لا يستطيع النظام التعامل مع التعقيد وأصبح قديما ، فإن التحدي الآخر مع النظام الداخلي هو أنه قد لا يكون مواتيا للعمل مع الأنظمة الأخرى.
سواء كان الأمر يتعلق بالاتصال بخلاصات البيانات المختلفة أو استيراد / تصدير البيانات ، فإن النظام الذي أنشأه فريقك غير متوافق.
والأسوأ من ذلك هو أنه حتى إذا قررت التبديل إلى نظام محاسبة محفظة جديد ، فإن ترحيل البيانات بنجاح من نظامك القديم إلى نظام جديد ليس دائما ضمانا ، وقد يكون وقت إكمال العملية ، ناجحا أم لا ، بطيئا بشكل مؤلم.
على الرغم من أنك تعلم أن النظام الداخلي قد لا يكون الحل الأفضل هذه الأيام ، فقد استثمرت شركتك الكثير في النظام الحالي ، وتريد المنظمة فقط الحصول على عائد على الاستثمار ، لذلك تستمر في استخدام التطوير الداخلي.
القضية الأخرى هي أن النظام الحالي قد يكون كلف الكثير لتطويره بحيث لا يوجد أي مجال للمناورة في ميزانية الشركة للاستثمار في نظام جديد. باختصار ، أنت عالق.
على الرغم من المخاطر المرتبطة بنظام محاسبة المحفظة الداخلي ، ليس من الممكن دائما الابتعاد عما هو موجود بالفعل ، ليس على الفور على الأقل.
لا يزال بإمكان شركات الاستثمار تحقيق أقصى استفادة من وضعها ، سواء كانت تتطلع إلى توفير الوقت والموارد النقدية ، أو توليد كفاءات أكبر.
قد يكون تعيين فريق تابع لجهة خارجية خيارا. هذه الأطراف الثالثة ، عادة في شكل شركات الاستعانة بمصادر خارجية للمكاتب المتوسطة والخلفية ، متخصصون في محاسبة المحافظ ويمكن أن تكون محايدة للأنظمة. يجب أن يكونوا قادرين على التعامل مع التقارير اليومية ، وصيانة الملفات الرئيسية للأمان ، من بين مهام أخرى.
يمكنهم أيضا تطوير مجموعة من النسخ الاحتياطية للتخلص من مخاطر الشخص الرئيسي ، وهو نفس الخطر الذي يضر بالشركة عندما يغادر أولئك الذين يبنون الأنظمة الداخلية.
إذا كنت ترغب في الانتقال إلى نظام قائم على السحابة ، فحاول البحث عن مزود نظام أساسي لإدارة الأصول الجاهزة (TAMP) لديه نظام محاسبة محفظة أحدث وأكثر قوة. اسأل أيضا عن كيفية تعاملهم مع ترحيل البيانات.
على الرغم من أنه تم ذكره سابقا أن الترحيل قد يصبح فوضويا بالانتقال من نظام داخلي أقدم إلى نظام آخر ، فقد يتمكن بعض مزودي الخدمة من العمل بشكل جيد في ترحيل البيانات من نظامك الحالي.
وفقا لتقرير طومسون رويترز ، يقول 68٪ من مديري الثروات إن التعلم عن التكنولوجيا الجديدة ومواكبتها هو التحدي الأكبر الذي يواجهونه. بالنظر إلى هذه النتائج ، يمكن أن يؤدي التعاون مع مزود الاستعانة بمصادر خارجية أو مزود خدمات TAMP المستند إلى السحابة إلى تخفيف المخاوف.
وإذا كانت الميزانيات هي ما يعيق الأمور ، فقم بتقديم قضية مقنعة إلى الرئيس التنفيذي أو المدير المالي.
أظهر كيف ستوفر الشركة x المبلغ على مدى x سنوات عن طريق التبديل. تحدث مع مزود خدمات عمليات تسليم المفتاح أو جهة خارجية ، واحصل على عرض منهم ، لتبرير مطالبتك بشكل أكبر.
سواء كان الأشخاص الذين بنوا النظام يغادرون ، أو عدم القدرة على التعامل مع التعقيد ، أو عدم التوافق مع الأنظمة الأخرى ، أو مجرد مسألة تكلفة ، فإن أنظمة محاسبة المحافظ الداخلية تقدم نصيبها من المخاطر.
ولكن على الرغم من المخاطر ، هناك طرق للتعامل معها ، سواء كان ذلك بتوظيف طرف ثالث لتشغيل أنظمتك أو التبديل إلى منصة إدارة استثمار جاهزة يمكن أن تتكامل مع نظامك الحالي.
إذا كانت التكاليف تمثل مشكلة ، فاحصل على اقتراح من مزود خدمة الاستعانة بمصادر خارجية أو خدمة إدارة الاستثمار الجاهز ، وقدمه إلى فريقك لدعم موقفك.
إذا كنت تخطط لبناء نظامك الخاص ، فأنت على الأقل على دراية بما يمكن توقعه مسبقا.
وإذا كنت تستخدم بالفعل تطويرا داخليا ، فلا يزال لديك خيارات أيضا.
تحتوي نشرتنا الإخبارية الشهرية على موارد ومقالات ونصائح مفيدة لتنفيذها في شركة الاستثمار الخاصة بك. أدخل بريدك الإلكتروني أدناه للاشتراك:
