قد يستغرق إنشاء تقارير للبيانات البديلة الكثير من الوقت ، ولكن من خلال أتمتة استخراج البيانات ، ستوفر المكاتب العائلية الكثير من الوقت والطاقة.
هناك الكثير من الأعمال اليدوية المتعلقة ببيانات الاستثمار البديلة وإعداد التقارير ...
يعد تحديد موقع المستندات وتنزيلها وإعادة تسميتها وإعادة تنسيقها وتخزينها جزءا من العملية.
والجزء الأكثر استهلاكا للوقت وعرضة للخطأ هو استخراج البيانات. في الواقع ، يعد إدخال البيانات يدويا أحد أكثر المهام المكروهة في مكان العمل!
يتم إرسال بيانات الأسهم الخاصة ورأس المال الاستثماري هذه بتنسيق PDF ، وتحتوي على نقاط بيانات يجب إضافتها إلى ملف Excel.
يعد نسخ البيانات ولصقها يدويا أمرا متكررا للغاية ، وهو ليس شيئا يجب على الموظفين ذوي المهارات العالية إضاعة وقتهم فيه.
هناك مكتب عائلي واحد في شمال كاليفورنيا جاء إلينا لأنهم كانوا بحاجة إلى المساعدة في استثماراتهم البديلة.
كان لديهم مكالمات رأس المال والتوزيعات و K1s ، وهناك الكثير من العمل للتعامل مع كل عبارة يدويا ، واحدة تلو الأخرى ، في ساعات عشوائية.
كان لديهم بيانات تحتاج إلى نسخها ولصقها من ملف PDF إلى Excel ، ووصلت إلى نقطة "يكفي فيها الكيل".
هذا مكتب عائلي يوظف أفرادا متعلمين تعليما عاليا وموهوبين ، ومع ذلك كان موظفوهم يقضون ساعة في اليوم في العمل الأساسي واليدوي.
ما يجب عليهم فعله هو تقديم أكبر قيمة للمنظمة ، أي إجراء البحوث والتحليل وإدارة الاستثمارات. عرف مكتب العائلة هذا ذلك ، وكان Empaxis مستعدا للمساعدة.
طورت Empaxis سلسلة من الروبوتات للتعرف على رسائل البريد الإلكتروني التي تحتوي على بيانات ، ثم تنزيل البيانات وتخزين الملفات وإعادة تسميتها وإعادة تنسيقها.
من هناك ، ستقوم الروبوتات الآلية باستخراج البيانات ذات الصلة من البيانات ووضعها في جدول بيانات منفصل.
سيقوم العميل بإجراء مراجعة سريعة للبيانات في جدول البيانات المحدث ، ثم تحميل البيانات بسهولة إلى برنامج إدارة المحافظ الخاص به.
من خلال الأتمتة ، كانت أوقات تسليم العملية أسرع بخمس مرات وتم التخلص من الأخطاء تقريبا.
ولم يعد من الضروري أن يكون الموظفون رفيعو المستوى متاحين في أوقات عشوائية خارج ساعات العمل لتجهيز البيانات وإدخال البيانات.
ستبدأ عملية الأتمتة فور تلقي رسائل البريد الإلكتروني التي تحتوي على بيانات ومكالمات كبيرة وروابط لمواقع المدير لتنزيل البيانات.
من المؤكد أن مكتب العائلة هذا لم يعد مضطرا إلى نسخ البيانات ولصقها يدويا في جداول البيانات!
ومن خلال أتمتة الخطوات ، حررت قدرة الموظفين ، واكتسبوا أكثر من 5 ساعات من الوقت الإضافي كل أسبوع.
إذا كنت مكتبا عائليا أو أي نوع آخر من شركات الاستثمار التي لديها الكثير من الاستثمارات البديلة ، فربما تكون في وضع مشابه لمكتب العائلة في شمال كاليفورنيا.
لقد فكرت في الاستفادة بشكل أفضل من وقت الموظف وموارده ، لكنك لم تكن متأكدا تماما مما يجب فعله أو كيفية البدء.
هذا جيد. يمكننا مساعدتك في إرشادك.
إذا كنت ترغب في معرفة المزيد حول أتمتة استخراج البيانات ، من بين العمليات الأخرى ذات الصلة ، فلا تتردد في تنزيل دليل الأتمتة الخاص بنا والتواصل.
تعرض نشرتنا الإخبارية الشهرية موارد ومقالات مفيدة وأفضل الممارسات التي يمكن تطبيقها داخل مزودي التكنولوجيا وشركات الاستثمار
