يجعلك وقت خمول الموظف في مكتبك الخلفي تبدو سيئا كمدير للعمليات ، ويجب عليك التعامل مع المشكلة على الفور.
لا يقتصر الأمر على أن ضيق الوقت منتج يستنزف الموارد ، بل إن وقت الخمول يجعل العمال يشعرون بالملل ويمددون العمل الذي يمكن القيام به في وقت أقصر ، وفقا لبحث أجرته جامعة تكساس في أوستن.
والأسوأ من ذلك ، إذا شعر موظفوك أنك تحكم على قيمتهم من خلال مدى انشغالهم (على عكس مدى انشغالهم بالفعل) ، تحفيز فريقك لإنهاء مهام التسوية اليومية والإبلاغ عن الأداء ببطء ، مما يديم الموارد المهدرة وانخفاض دورة الإنتاجية.
بالطبع لا يؤثر وقت الخمول على شركات إدارة الاستثمار فقط. على الصعيد الوطني ، في جميع أنحاء الولايات المتحدة في جميع الصناعات ، يمثل وقت الخمول للموظفين 100 مليار دولار مهدرة في الإنتاجية المفقودة ، كما نشرت في مجلة علم النفس التطبيقي.
عندما يجلس فريق العمليات الخاص بك خاملا ، فإن وظيفتك كقائد للعمليات هي الاستفادة الكاملة والمنتجة من موظفيك.
تتبع أعباء العمل على مدى فترة زمنية. تحديد أوقات المعالجة القصوى وغير الذروة.
تتمتع عمليات المكتب الخلفي لشركات إدارة الاستثمار بدرجة من القدرة على التنبؤ. غالبا ما يكون عبء عمل الموظفين أثقل في النصف الأول من الشهر ، حيث يجب إنجاز التقارير الشهرية والفصلية. في النصف الأخير ، هناك المزيد من الوقت المتاح.
إذا كنت مديرا يحدد مدى جودة موظفيك من خلال مدى انشغالهم ، فاختبر افتراضاتك حول إنتاجيتهم عن طريق زيادة عبء العمل ، وتتبع المدة التي يستغرقونها لإنهاء العمل. إذا لاحظت أن موظفيك غارقون في عبء العمل الإضافي ، فأنت تعلم أنهم كانوا مشغولين حقا.
ولكن إذا لاحظت أن فريقك تولى العمل الإضافي وأنهى كل شيء في وقت معقول ، فربما تكون قد حددت وقت الخمول ، حيث ربما يكون الموظفون قد سحبوا المهام الحالية لمجرد الظهور مشغولين. في مثل هذه الحالة ، امنحهم المزيد من العمل حتى تجد نقطة الانهيار.
عندما تلاحظ زيادة الإنتاجية ، ستحصل على فكرة أفضل عن TAT (وقت الاستجابة) لمهمة ما ، ويمكنك التنبؤ بشكل أفضل بمقدار وقت الخمول الذي سيكون هناك في نقاط معينة في الأسبوع أو الشهر أو الربع أو السنة. من هناك ، يمكنك معرفة كيفية ملء جدول الفريق.
بمجرد الانتهاء من التقارير الحساسة للوقت ومعرفة متى وكم من الوقت تتوقع أن يكون لدى أعضاء الفريق وقت خمول ، يمكنك تحديد ما يجب عليهم العمل عليه:
إذا كنت ترغب في زيادة تنوع موظفي العمليات لديك ، واعتمادا على مجموعات مهاراتهم ، فيمكنهم أيضا المساعدة في خدمة العملاء أو التسويق أو المهام الإدارية الأخرى.
حتى بعد تحديد السبب الجذري للموظفين العاطلين عن العمل وتعيين عمل إضافي للحفاظ على إنتاجية فريق محاسبة محفظة المكتب الخلفي ، قد تلاحظ أن بعض الموظفين لا يزالون غير مستغلين.
يمكنك جعلهم موظفين بدوام جزئي ، أو إذا كانوا يعملون بدوام جزئي بالفعل ، فقم بتقليل ساعات عملهم بحيث يكون الوقت الذي يقضونه في المكتب يستحق كل هذا العناء لشركتك.
إذا لم يكن من المنطقي الاحتفاظ بشخص ما بدوام جزئي أو بدوام كامل ، فسيتعين عليك السماح له بالرحيل. في المستقبل ، ستتجنب هذه اللحظات غير المريحة للسماح للموظفين بالرحيل من خلال التقييم الصحيح لمقدار العمل الذي تحتاجه للعمل الذي تقوم به.
في بعض الأحيان لا يمكنك التنبؤ بمدى ثقل أو خفة عبء عمل إعداد التقارير. قد لا يكون هناك ما يكفي من العمل الإضافي لملء الوقت المفتوح للموظفين ، والبقاء حول الموظفين العاطلين يستنزف مواردك وهوامش ربحك.
إذا كنت قد تعاملت مع أي من هذه المشكلات ، فقد يكون الاستعانة بمصادر خارجية لعمليات المكتب الخلفي أمرا منطقيا.
يستفيد مديرو الثروات والأصول من مقدمي خدمات الاستعانة بمصادر خارجية لإدارة الصناديق لأن الاستشارات تدفع فقط مقابل العمالة التي يحتاجون إليها وعندما يحتاجون إليها. يمكن لمزود الاستعانة بمصادر خارجية التكيف بسهولة مع متطلبات شركتك ؛ سيضيفون موظفين عندما تحتاج إلى زيادة ويمكنهم بسهولة إزالة الموظفين عندما تتباطأ الأمور.
لا تتمتع شركات الاستعانة بمصادر خارجية لعمليات إدارة الاستثمار بالخبرة والخبرة المحاسبية للمحفظة لتشغيل برنامجك فحسب ، بل يمكنها أيضا إعداد التقارير بين عشية وضحاها وبتكلفة أقل مما تدفعه شركتك داخليا.
وقت خمول الموظف مكلف لشركتك الاستشارية والشركات بشكل عام ، والحوافز الضارة مثل الظهور مشغولا أمام الإدارة لجعل الأمر يبدو وكأن الجميع يعملون بجد لا يضر بالإنتاجية فحسب ، بل إنه يغطي على وقت الخمول الذي يجب كشفه.
لحسن الحظ ، يمكنك مراقبة اتجاهات العمل واختبار افتراضاتك عن طريق إضافة مهام إلى عبء عمل الموظفين. يمكنك أيضا تعيين مهام محددة خلال ما سيكون وقت الخمول ، وحتى إذا لم يكن هناك عمل إضافي ، يجب عليك ضبط مستويات التوظيف لتناسب الطلب. إذا كانت مستويات العمل غير متوقعة للغاية ولا يمكنك تحمل تكلفة العمال العاطلين عن العمل ، فإن الاستعانة بمصادر خارجية هي الحل.
الحقيقة هي أن العمل لا يأتي دائما بزيادات يومية مدتها 8 ساعات. مستويات العمل متغيرة. بصفتك مديرا للعمليات ، فإن وظيفتك هي إبقاء الموظفين مشغولين ومنتجين طوال الوقت الذي يقضونه في المكتب ، وسيحكم رؤساؤك على أدائك من خلال مدى كفاءة إدارة المكتب الخلفي.
تحتوي نشرتنا الإخبارية الشهرية على موارد ومقالات ونصائح مفيدة لتنفيذها في شركة الاستثمار الخاصة بك. أدخل بريدك الإلكتروني أدناه للاشتراك:
