سيواجه مديرو الاستثمار الذين يفشلون في الحفاظ على بيانات الأسهم الخاصة وصناديق التحوط لعملائهم بشكل صحيح مشاكل:
تنعكس عملية إدارة البيانات غير المنظمة والفوضوية بشكل سيئ على الشركات ، مما يثير استياء العملاء ، الذين قد يفكرون في نقل ثرواتهم وأصولهم إلى شركات إدارة الاستثمار المنافسة.
التنظيم ليس صعبا في حد ذاته ، لكنه يتطلب الاهتمام. يحتاج مديرو عمليات الاستثمار إلى خطة مطبقة للحفاظ على بيانات الأسهم الخاصة وصناديق التحوط للعملاء.
غالبا ما تكون هناك حاجة للإشارة إلى البيانات وتحديد موقع هذا الملف بين آلاف الوثائق. يتم إضافة عمل لإعادة تسمية الملفات ، ولكن عند الحاجة إليها ، قد يكون الوقت الذي يجلس فيه المستثمر في المكتب يسأل عن رقم.
عادة ما تكون مجلدات العميل هي الطريقة العادية ، ولكن إذا كان هناك عدد قليل من المديرين ، فعندئذ حسب المدير. في أي حال ، يجب تضمين مجموعة من العميل والمدير والتاريخ ونوع التقرير في الاسم. كل هذا يبدو واضحا ، ولكن إذا لم يتم تنظيمه والالتزام به ، فيمكن أن يتحول بسرعة إلى مهمة طويلة ومثيرة للعين.
تتبع جميع الاستثمارات في سجل الأصول. يجب أن يتصل هذا بالنظام المحاسبي بحيث يمكن تضمين القيم وتواريخ التقييم. يجب أن يتضمن السجل العميل والمدير ومعرف الأصل بالإضافة إلى طريقة تسليم البيانات والتكرار والتأخير.
يمكن أن تكون طرق التسليم البريد الإلكتروني أو بوابة الويب أو البريد الفعلي. يمكن أن يكون التردد شهريا أو ربع سنويا أو سنويا. التأخير هو عدد الأيام بعد تسليم كشف الحساب فعليا أو توفره.
تعد معرفة التأخير أمرا أساسيا ، حيث ستنشئ تقويما لوقت البحث أو توقع إدخال البيان. سيسمح ذلك بإجراء تحديث روتيني منتظم وتجنب تدريبات الحريق أثناء كل إنتاج تقرير ربع سنوي.
في هذه العملية ، يكون "الصانع" هو الشخص الذي يدخل البيانات في النظام ، و "المدقق" هو الشخص الذي يتحقق من صحة الإدخال. يجب أن يكون المدقق ، كلما أمكن ، مسلحا بأدوات ضمان الجودة حيث يمكن للمدقق رؤية الأصول على مستوى الشركة على مدار فترات زمنية.
بهذه الطريقة ، يمكن للمدقق تحديد التناقضات مع البيانات. يجب أن يكون لدى المدقق أيضا قدر كبير من المعرفة بالمجال لأن هذه الأصول ستحتاج إلى تفسير في بعض الأحيان لتصحيحها في النظام.
ستحتاج أمثلة مثل الجيوب الجانبية أو المستثمرين اللحاق بالركب أو عمليات الاسترداد في نهاية الربع المدفوعة على أقساط متعددة إلى مدقق للتأكد من أن العروض التقديمية تعكس الموقف.
قم بإنشاء بريد إلكتروني مخصص للبيانات. سيتمكن المنشئ من الاهتمام بالبريد الوارد ، وبمجرد اكتماله بتحديث البريد الإلكتروني ، سينقل الرسائل إلى مجلد فرعي تمت معالجته. سيتمكن المدقق من الميل إلى المربع المعالج ثم الانتقال إلى مجلد الأرشيف.
من خلال وجود اصطلاح تسمية متسق ، وسجل أصول ، وفريق علامة صانع مدقق ، ومستندات تدخل في حساب بريد إلكتروني معين ، يقوم مديرو الاستثمار بدورهم للتخفيف من المخاطر التشغيلية وإعداد التقارير.
إن تنظيم بيانات العملاء ليس علم الصواريخ ، ولكنه يتطلب الالتزام والاتساق.
قد يبدو أنه لا يهم في ذلك الوقت كيفية تسمية الملفات أو مكان تخزينها ، ولكن عند التعامل مع كميات كبيرة من المستندات أو الحاجة إلى الوصول إلى البيانات في وقت الأزمة ، سيتمنى مديرو الاستثمار أن يكون لديهم كل شيء منظم منذ البداية.
تحتوي نشرتنا الإخبارية الشهرية على موارد ومقالات ونصائح مفيدة لتنفيذها في شركة الاستثمار الخاصة بك. أدخل بريدك الإلكتروني أدناه للاشتراك:
