فريق التشغيل الروبوتي للعمليات وإدارة المشاريع: مخطط لنجاح التنفيذ

يعد إنشاء فريق RPA وإدارته جزءا أساسيا من المعادلة، حيث تكون إدارة الأفراد مهمة بقدر أهمية التكنولوجيا المؤتمتة المستخدمة.

الهدف من أتمتة العمليات الروبوتية (RPA) هو تحويل العمليات التجارية وتبسيطها من خلال أتمتة المهام المتكررة التي تستغرق وقتا طويلا.  

ومع ذلك، مثل أي تطبيق تقني واسع النطاق، يتوقف مشروع RPA الناجح على الإدارة الفعالة للمشروع، بما في ذلك فريق تم تجميعه بعناية يتمتع بالمهارات المناسبة، وعملية اختبار وضمان جودة قوية.  

ولكن وفقا ل Ernst and Young ، فإن احتمال فشل المشروع الأولي ل RPA يصل إلى 50٪.
 
لذلك ، فقط مع التخطيط السليم يمكن للمنظمات تقليل خطر الفشل.

أساسيات إدارة الفريق والمشاريع بتقنية RPA

تعد مبادئ إدارة المشاريع القوية حجر الزاوية في تنفيذ RPA الناجح. تطبيق هذه الأمثلة:

• نطاق محدد بوضوح: حدد أهداف المشروع والتسليمات والجداول الزمنية. تحديد العمليات المثالية للأتمتة وتحديد مقاييس النجاح.
• إدارة المخاطر: تحديد المخاطر المحتملة بشكل استباقي ، مثل مخاوف أمان البيانات أو مقاومة التغيير. وضع استراتيجيات للتخفيف.
• التواصل مع أصحاب المصلحة: الحفاظ على اتصال واضح مع جميع أصحاب المصلحة ، بما في ذلك مستخدمي الأعمال وتكنولوجيا المعلومات والإدارة. تضمن الشفافية المشاركة والتنفيذ السلس.
• منهجية رشيقة: ضع في اعتبارك اتباع نهج رشيق ، وتقسيم المشروع إلى مراحل أصغر مع حلقات تغذية مرتدة منتظمة. هذا يسمح بالمرونة وتصحيح المسار.

أدوار الفريق ومتطلباته

يتطلب تنفيذ تقنية RPA مجموعة متنوعة من المهارات، بما في ذلك المواهب التقنية وغير التقنية.

هذه هي الموارد الأساسية التي يحتاجها فريقك:

• محللو الأعمال (BAs): يلعبون دورا محوريا في تحليل العملية والتوثيق. تحدد BAs أهداف الأتمتة المحتملة ، وتجمع المتطلبات ، وتضمن التوافق مع أهداف العمل.
• مطورو تقنية RPA: هؤلاء هم المعالجون الفنيون الذين يقومون بتصميم روبوتات RPA وتكوينها وتنفيذها. إنها تتطلب خبرة في برنامج RPA المختار ومعرفة البرمجة الأساسية.
• مدير المشروع: هذا هو المنسق الذي يبقي المشروع على المسار الصحيح ويدير الموارد بفعالية. مهارات الاتصال والتنظيم القوية أمر لا بد منه.
• اختبار ضمان الجودة (QA): يختبر فريق ضمان الجودة روبوتات RPA بدقة في بيئة مرحلية، مما يضمن أنها تعمل على النحو المنشود وتفي بجميع المتطلبات.
  

أدوات إدارة المشاريع والتعاون

يمكن أن تؤدي الاستفادة من الأدوات المناسبة إلى تبسيط التعاون وتعزيز المزيد من الكفاءة:

• برامج إدارة المشاريع (أسانا ، جيرا): إدارة المهام وتخصيص الموارد وتتبع التقدم وإدارة التقارير. اسانا  
• أدوات توثيق العمليات (Visio وLucidchart): قم بإنشاء مخططات تفصيلية لتدفق العمليات، والتي تعتبر ضرورية لتطوير تقنية RPA.
• منصات التعاون (سلاك ، مايكروسوفت تيمز): تسهيل التواصل السلس ومشاركة الملفات بين أعضاء الفريق.
  

ضمان الجودة (QA) واختبار قبول المستخدم (UAT)

يعد الاختبار الدقيق أمرا بالغ الأهمية لضمان عمل روبوتات RPA كما هو متوقع وتقديم القيمة المقصودة.

اختبار ضمان الجودة

• تطوير حالة الاختبار: تحدد خطة الاختبار الشاملة السيناريوهات المختلفة التي يجب على الروبوتات التعامل معها ، بما في ذلك حالات الحافة والاستثناءات. ‍
• تنفيذ الاختبار: يقوم مختبرو ضمان الجودة بتنفيذ حالات الاختبار بدقة ، ثم تحديد العيوب والإبلاغ عنها. ‍
• اختبار قبول المستخدم (UAT): يختبر مستخدمو الأعمال حل تقنية RPA في بيئة واقعية، ويتحققون من الوظائف وسهولة الاستخدام. هذا يضمن أن الأتمتة تلبي احتياجاتهم وتعالج نقاط الألم الخاصة بهم.
  

الاعتبارات الرئيسية للنجاح

فيما يلي بعض النصائح الإضافية لفرق تقنية RPA ومشروع تنفيذ ناجح:

• ابدأ صغيرا: اتخذ خطوات صغيرة. ابدأ بمشروع تجريبي يستهدف عملية محددة جيدا ، وركز على منطقة عملية ذات عائد استثمار مرتفع.
• إدارة التغيير: معالجة مخاوف الموظفين المحتملة في وقت مبكر. توصيل فوائد تقنية RPA وتوفير التدريب الكافي لضمان التبني السلس.
• نموذج الحوكمة: حدد أدوارا ومسؤوليات وعمليات صنع قرار واضحة للإدارة المستمرة لبرنامج RPA الخاص بك. ‍

توقع وقدم العظمة مع مشاريع RPA

ليس هناك شك في أن تنفيذ الأتمتة لديه القدرة على تغيير الطريقة التي تعمل بها المؤسسات.

ولكن كما هو الحال ، فإن فرصة الفشل عالية جدا كما أشار إرنست ويونغ ، مما يؤكد أهمية وجود خطة مدروسة جيدا للأتمتة.

وبالتالي ، يعتمد فريق RPA الناجح وإدارة المشروع بشكل كبير على مدى جودة استخدام الموارد البشرية وكيف يكمل النشاط البشري التكنولوجيا التي تقود العديد من الأنشطة.

هنا في Empaxis ، نقدم فريق RPA وموارد إدارة المشاريع لشركات البرمجيات في إدارة الاستثمار. نحن نتفهم التحديات المرتبطة بتنفيذ المشاريع ، وقد اختبرت Empaxis الموارد اللازمة لتولي هذه المهام ، مما دفع مؤسستك نحو مزيد من الكفاءة والدقة وخفة الحركة.