تبدأ البيانات المالية الدقيقة من الأسفل بممارسات محاسبية كاملة وصحيحة. عندما يكون لدى الأعمال التجارية إجراءات مناسبة في المحاسبة ، فإنها ستتجنب أسوأ الأخطاء.
ما مدى خطورة الخطأ المحاسبي؟ ماذا لو أصدرت ملخص أرباحك الفصلية للمستثمرين وحذفت عن طريق الخطأ نفقات رئيسية؟
جروبون ، مزود القسيمة والخصم الشهير ، فعل ذلك بالضبط.
لقد نسوا تضمين المبلغ الكامل لخصومات العملاء - تكلفة عرض الخدمة الأساسية بالكامل - في بيان أرباحهم. لقد كان خطأ فادحا وفرقا بملايين الدولارات أضر لاحقا بسعر سهم الشركة.
في كثير من الأحيان ، تكون الأخطاء الصغيرة في المحاسبة هي التي تمر دون أن يلاحظها أحد وتشوه البيانات المالية للشركة ، مما يجعل من الصعب اتخاذ القرارات الاستراتيجية الصحيحة.
فيما يلي الأخطاء المحاسبية الشائعة التي يجب تجنبها.
قد تكون أيام تجميع مجلدات الإيصالات الورقية قد ولت منذ فترة طويلة - لكن الحاجة إلى توثيق النفقات ليست كذلك.
يجب أن تتضمن أنظمة المحاسبة الأساسية الخاصة بك مسارا ورقيا موثقا جيدا. لا بأس في استخدام تقنية مثل تطبيق التقاط الإيصالات وبرامج المحاسبة التي تصنف المعاملات تلقائيا طالما تم إعدادها بشكل صحيح من البداية.
في المحاسبة ، عادة ما تكون هناك عملية إغلاق فترة حيث تتم مراجعة جميع المعاملات لفترة زمنية محددة (شهر ، ربع سنة ، سنة) وإنهائها. بمجرد إغلاق الفترة ، لا ينبغي إجراء أي تغييرات على تلك البيانات.
يمكن أن يؤدي نشر معاملة إلى فترة مغلقة إلى إحداث فوضى في السجلات المالية للشركة وبدء الحاجة إلى الإقرارات الضريبية المعدلة أو الإعلانات العامة المتعلقة بالتعديلات ، لذلك فهو ليس شيئا يجب القيام به دون سبب.
لتجنب هذا الخطأ ، قم بإنشاء وفرض عملية إغلاق واضحة وعملية تغيير. أضف طبقة من الأمان مثل كلمة المرور إلى الفترات المغلقة التي تتطلب مستويين إضافيين من المصادقة قبل إجراء التغيير.
خطأ آخر يبدو أنه نتاج المحاسبة الحديثة هو تخطي أنشطة التسوية. من السهل ارتكاب هذا الخطأ عندما ترى موجزا مباشرا يحتوي على تحديثات في الوقت الفعلي من حساباتك المصرفية وحسابات بطاقات الائتمان الخاصة بك مباشرة في برنامج المحاسبة الخاص بك. لكن هذا سيكون خطأ.
البيانات الضخمة لها فوائد كبيرة. أكثر من 80٪ من الشركات التي اعتمدت البيانات في الوقت الفعلي شهدت أيضا زيادة في الإيرادات. لذلك ، في حين أن التكنولوجيا المالية الجديدة في المحاسبة تتيح كفاءة أكبر ، إلا أنها تضيف أيضا تعقيدا.
كل شهر ، عندما تتلقى كشوف حسابك ، خذ وقتا لمطابقة هذا البيان مع سجلاتك. يجب أن تكون قادرا على إنشاء جدول منتظم لهذه المهمة لإبقاء كل شيء على المسار الصحيح.
لا أحد يريد دفع ضرائب أكثر مما يدين به حقا ، ومع ذلك فإن العديد من الشركات تفعل ذلك عن غير قصد نتيجة لسير عمل حساباتها المدينة (AR).
إنه خطأ بسيط - خاصة إذا لم تكن قد شكلت عملية الاعتراف بالإيرادات بشكل كامل أو تركت ثغرات في نظام الضوابط والتوازنات لديك تترك الأخطاء دون تصحيح.
فيما يلي بعض الطرق التي تميل بها الشركات إلى الوقوع في هذا الفخ:
تنفق الشركة الأموال بعدة طرق مختلفة. ترتبط بعض النفقات ارتباطا مباشرا بتكلفة البضائع التي توفرها الشركة. قد تكون النفقات الأخرى مرتبطة بالمبيعات والتسويق. بعضها إداري ، وبعضها يتعلق بالمرافق والمعدات.
في بعض الأحيان ، يكون الخط غير واضح بعض الشيء. مثل محطة عمل الكمبيوتر الجديدة - هل هذا أصل يجب أن يكون على جدول الاستهلاك ، أم أنه يندرج تحت تسمية اللوازم المكتبية؟ غالبا ما يؤدي عدم وجود إجابة واضحة على هذا السؤال إلى تصنيف غير متسق ، مما يؤدي بدوره إلى تقارير غامضة.
يمكن لبرامج المحاسبة الحديثة ذات التكوين الصحيح والوثائق المتسقة أن تمنع معظم أخطاء التصنيف.
يتفق معظم أصحاب الأعمال والمحاسبين على أن التكنولوجيا الحديثة مثل Quickbooks Online قد غيرت التمويل للأفضل.
لكن هذا الشعور لا يكون صحيحا إلا إذا تم تكوين جميع الأنظمة بشكل صحيح ، وتم إعداد جميع عمليات الدمج واستخدامها.
قد تتضمن هذه الأخطاء:
يمكن أن تؤدي أخطاء التكامل والتكوين إلى اختناق نقل البيانات من نظام إلى آخر ، مما يترك لك سجلات مالية غير مكتملة وغير قابلة للاستخدام.
ومع ذلك ، من السهل إصلاح هذا الخطأ. اعمل مع مزود متمرس لإعداد تكامل برامج الأتمتة والمحاسبة والتحقق من صحتها.
الخطأ البشري هو الخطأ المحاسبي الأكثر شيوعا. يمكن لرقم خاطئ أو رقم عشري في غير محله
تتراوح في أي مكان من بالكاد ملحوظة إلى مشكلة كبيرة.
تعد إضافة الأتمتة إحدى الطرق للتخلص من سخام أخطاء إدخال البيانات في أنظمة المحاسبة الخاصة بك.
يمكن أن يكون النظام المناسب للضوابط والتوازنات ، مثل عملية القيد المزدوج حيث يتم إدخال كل معاملة كخصم وائتمان أو حيث يقوم موظفان أو أكثر بالتحقق من صحة الإدخالات ، مفيدا في تقليل أخطاء إدخال البيانات في أنظمة المحاسبة الخاصة بك.
فقط لأنها موجودة في السحابة لا يعني أنها مضمونة. يجب أن يتم تخزين البيانات المحاسبية في أكثر من موقع في حالة وقوعك ضحية لهجوم برامج الفدية أو تعطل الأنظمة الذي يعرض سجلاتك الأساسية للخطر.
يعد تخزين هذه البيانات في السحابة خطوة أولى جيدة. ومع ذلك، يجب عليك أيضاً الاحتفاظ بهذه البيانات على قرص صلب خارجي أو جهاز تخزين متصل بالشبكة (NAS). بالإضافة إلى ذلك، يمكنك الاحتفاظ بنسخ احتياطية ثانوية خارج الموقع في حالة وقوع كارثة طبيعية أو حريق يدمر منشآتك الأساسية.
أنت لست أصغر من أن تحصل على المحاسبة والمالية الخاصة بك في النظام. والواقع أن العديد من الشركات - صغيرة كانت أم كبيرة - يمكن أن تستفيد من وضع ضوابط كافية في وقت مبكر.
يمكن أن يساعدك Empaxis في التنقل في عملية تكوين التكنولوجيا وإضافة أتمتة سهلة وتنفيذ الأنظمة والعمليات لتسهيل محاسبة أفضل من الألف إلى الياء. تعرف على المزيد حول حلولنا المالية والمحاسبية اليوم.
تعرض نشرتنا الإخبارية الشهرية موارد ومقالات مفيدة وأفضل الممارسات التي يمكن تطبيقها داخل مزودي التكنولوجيا وشركات الاستثمار
