يعد وجود قائمة مراجعة لترحيل البيانات أحد أفضل الطرق للتخفيف من المخاطر الكبيرة والمشاكل غير المرغوب فيها عند نقل البيانات من نظام إلى آخر.
بالنسبة لمديري الثروات والأصول، يُعد ترحيل البيانات مهمة ضخمة لا مجال للخطأ فيها.
تترتب على التأخير والأخطاء تكاليف باهظة، بما في ذلك إهدار الوقت والمال، وفقدان الإنتاجية، واحتمال عدم رضا العملاء الذين يبحثون عن شركات استثمار منافسة.
وفي الوقت نفسه، يتوقع أصحاب المصلحة الداخليون أن يعمل كل شيء دون وقوع حوادث، مما يضغط على فرق تكنولوجيا المعلومات والعمليات لديهم لإنجاز عملية الترحيل بشكل صحيح.
ولكن بصراحة، لا يحدث كل يوم أن تقوم الشركات بنقل كميات كبيرة من البيانات - غالبًا بتنسيقات معقدة وغير منظمة وصعبة الدمج، بالإضافة إلى بيانات تمتد لعدة سنوات وحتى عقود - من موقع إلى آخر.
حتى أكثر الموارد التقنية خبرة وكفاءة يمكن أن تواجه مشاكل حتى أكثر الموارد التقنية خبرة وكفاءة.
ولا عجب أن 83% من مشاريع ترحيل البيانات تفشل أو تتجاوز الميزانيات والجداول الزمنية؟
مع وجود الكثير من الأمور التي يجب القيام بها وتتبعها، فإن قائمة مراجعة ترحيل البيانات أمر لا بد منه.
أحد أفضل العلاجات هو الوقاية، والعمل التحضيري قبل الهجرة يضع الأساس.
تمامًا كما أظهرت الدراسات أن قوائم المراجعة الطبية (كمثال واحد) قد حسّنت من جودة رعاية المرضى، فإن قوائم مراجعة الهجرة ستحسن من جودة رعاية البيانات.
قبل المساس بمجموعة بيانات واحدة، قم بتوثيق سبب الترحيل وما يجب نقله.
هل الهدف هو الانتقال إلى نظام محاسبة محفظة أحدث وأكثر قوة، أو دمج البيانات من منصات متعددة، أو تحسين التكامل مع نظام جديد لإدارة علاقات العملاء؟
حدد الأنظمة (على سبيل المثال، إدارة المحافظ، وإدارة أوامر التداول، وأدوات الامتثال) وأنواع البيانات (سجلات العملاء، وسجل المعاملات، والحصص الضريبية) التي تدخل في النطاق.
تجنّب الأهداف الغامضة مثل "تحسين الكفاءة" - اربط الأهداف بنتائج قابلة للقياس، مثل تحسين تقارير العملاء وأوقات تسليم التقارير للعملاء بمقدار س من الوقت أسرع.
احصل على موافقة المديرين التنفيذيين وفرق تكنولوجيا المعلومات والعمليات والامتثال وفرق المكاتب الأمامية في وقت مبكر.
تؤثر عملية الترحيل على سير العمل عبر الإدارات - يحتاج مديرو المحافظ إلى الوصول إلى البيانات في الوقت الفعلي، بينما تحتاج فرق الامتثال إلى مسارات تدقيق.
عقد ورش عمل لتحديد نقاط الضعف والتأكد من فهم الجميع للجداول الزمنية والمخاطر وأدوارهم.
يمكن أن يؤدي عدم التوافق هنا إلى إعادة عمل مكلف في منتصف عملية الترحيل.
غالبًا ما تحتوي الأنظمة القديمة (مثل منصات محاسبة المحفظة القديمة أو تدفقات العمل المستندة إلى Excel) على بيانات مكررة أو غير مكتملة أو غير منسقة بشكل غير متسق.
إجراء تدقيق على المستوى الميداني للإبلاغ عن الثغرات (على سبيل المثال، بيانات أساس التكلفة المفقودة) أو التناقضات (على سبيل المثال، عدم تطابق تنسيقات العملات).
التطهير *قبل* الترحيل-إصلاح الأخطاء بعد الترحيل أكثر تكلفة بكثير.
تعمل شركات الاستثمار في بيئة شديدة التنظيم، تأكد من التزام ترحيل البيانات باللائحة العامة لحماية البيانات، أو هيئة الأوراق المالية والبورصة، أو هيئة أسواق المال، أو هيئة أسواق المال، أو غيرها من اللوائح التنظيمية ذات الصلة.
تشفير بيانات العميل الحساسة أثناء النقل، والحفاظ على مسارات التدقيق، والتحقق من أن البيانات المهاجرة تحتفظ بفترات الاحتفاظ المطلوبة، فعلى سبيل المثال، يجب أن يحافظ ترحيل سجلات العميل "اعرف عميلك" (اعرف عميلك) على علامات الموافقة وسلاسل التوثيق.
استشر الفرق القانونية وفرق الامتثال لتجنب العقوبات التنظيمية بعد الترحيل.
إنشاء خطة قوية للاستخراج والتحويل والتحميل (ETL) لتخطيط كيفية انتقال البيانات من أنظمة المصدر (على سبيل المثال، برنامج محاسبة المحفظة القديمة) إلى النظام الأساسي المستهدف.
حدد طرق الاستخراج (واجهات برمجة التطبيقات، وصادرات CSV)، وحدد قواعد التحويل (توحيد تنسيقات التاريخ، وتجميع سجلات العميل المجزأة)، وتحقق من صحة بروتوكولات التحميل.
بالنسبة لمديري الثروات والأصول، يتضمن ذلك التعامل مع بيانات تسعير الأوراق المالية المعقدة، وتاريخ المعاملات، وتخصيصات محفظة العميل.
استخدم أدوات ETL المتخصصة أو البرامج النصية المخصصة لإدارة مراوغات النظام القديم - مثل تحويل الملفات ذات العرض الثابت من منصات OMS القديمة إلى قواعد بيانات منظمة.
ليست كل خطوط أنابيب البيانات متساوية.
بالنسبة لعمليات الترحيل المعقدة التي تنطوي على أنظمة محاسبة المحافظ متعددة العملات أو بيانات التداول في الوقت الفعلي، قم بتقييم الأدوات التي تتعامل مع عمليات التحويلات الكبيرة الحجم والحساسة من حيث الوقت.
الشراكة مع متخصصين مثل شركة Empaxis، الذين يفهمون التحديات التي تواجه جانب الشراء، بما في ذلك ترحيل سنوات من بيانات الاستثمار وتاريخ المعاملات، في مجموعة متنوعة من التنسيقات، من الأنظمة القديمة والقديمة إلى منصات تكنولوجية أحدث وأكثر تطوراً.
قم بتشغيل عمليات ترحيل وهمية باستخدام مجموعات فرعية من البيانات (على سبيل المثال، حيازات أحد الصناديق من الأسهم) لاختبار التوافق مع النظام الجديد.
تحقق من سلامة البيانات من خلال مقارنة المخرجات المصدر والهدف. ضع دائمًا خطة للتراجع في حالة حدوث أعطال حرجة - مثل بيانات إسناد الأداء التالفة.
سيناريوهات الاختبار يجب أن تحاكي سيناريوهات الضغط في العالم الحقيقي: أحجام التداول في الذروة، وتسويات نهاية اليوم، وما إلى ذلك.
حتى مع التخطيط الدقيق، يمكن أن تنشأ مشاكل غير متوقعة - مثل تعطل النظام أو تلف البيانات أو انقطاع الموردين - حتى مع التخطيط الدقيق.
وضع خطة طوارئ مع بروتوكولات احتياطية، مثل العودة إلى الأنظمة القديمة مؤقتًا أو تفعيل خطوط أنابيب البيانات الاحتياطية.
قم بتعيين فريق استجابة مخصص لإدارة الأزمات وإنشاء قنوات اتصال واضحة لإبقاء أصحاب المصلحة على اطلاع دائم.
على سبيل المثال، في حالة فشل نظام محاسبة المحفظة أثناء الترحيل، تأكد من أن المتداولين يمكنهم الوصول إلى لقطات ما قبل الترحيل لتجنب الشلل التشغيلي.
امنح أمناء الحفظ ومقدمي بيانات السوق وموردي خدمات البرمجيات كخدمة (على سبيل المثال، بلومبرج وتشارلز ريفر) إشعارًا كافيًا بشأن الجداول الزمنية للترحيل.
التأكد من أن الأنظمة الجديدة مدرجة في القائمة البيضاء لتغذية البيانات وتكامل واجهة برمجة التطبيقات، ومراجعة العقود مع مقدمي الخدمات القدامى لتجنب فرض عقوبات على الإنهاء المبكر أو رسوم استخراج البيانات.
ترحيل البيانات على دفعات (على سبيل المثال، حسب فئة الأصول أو شريحة العملاء أو المنطقة الجغرافية) لتقليل التعطيل إلى الحد الأدنى.
ابدأ بالبيانات الأقل أهمية، مثل مراسلات العميل التاريخية، قبل نقل بيانات التداول المباشر.
يتيح هذا النهج التدريجي للفرق استكشاف المشكلات وإصلاحها دون إيقاف العمليات بأكملها.
قم بتعيين فريق لتتبع مقاييس مثل سرعات نقل البيانات ومعدلات الخطأ وزمن انتقال النظام أثناء الترحيل.
استخدم لوحات المعلومات للإبلاغ عن الحالات الشاذة - على سبيل المثال، إذا رفض نظام PMS 10% من الصفقات المُرحّلة بسبب تواريخ تسوية غير صحيحة، قم بإيقاف المشكلات وحلها على الفور لمنع التأخير المتفاقم.
بعد الترحيل، قم بتوفيق كل نقطة بيانات بين النظامين القديم والجديد.
بالنسبة لمنصات محاسبة المحافظ، تحقق من صحة حسابات صافي قيمة الأصول وأرصدة المراكز ومقاييس الأداء.
قم بتشغيل كلا النظامين بالتوازي لفترة محددة (على سبيل المثال، دورة إبلاغ واحدة) لضمان الدقة قبل إيقاف تشغيل الأنظمة القديمة، إذا كان هذا هو الحال.
حتى أكثر عمليات الترحيل سلاسة تفشل إذا لم يتمكن المستخدمون من التنقل في النظام الجديد.
قم بتدريب مديري المحافظ وفرق العمليات وموظفي خدمة العملاء على تدفقات العمل المحدثة.
تحديث دفاتر التشغيل وأدلة الامتثال وخطط التعافي من الكوارث لتعكس البيئة الجديدة.
يتجاوز ترحيل البيانات مجرد عملية تقنية؛ إنها خطوة استراتيجية لحماية شركتك في المستقبل.
باتباع قائمة المراجعة هذه، ستقلل من التعطيلات والتأخيرات في جميع الأنشطة المهمة التي يجب إنجازها بكفاءة وفي الوقت المناسب.
بالنسبة لشركات الاستثمار التي تخطط للانتقال ولكنها تفتقر إلى الخبرة والثقة الداخلية، فإن الشراكة مع خبراء مثل Empaxis تضمن تجنب مثل هذه المخاطر، مما يتيح لك الانتقال بسهولة والتركيز في النهاية على ما هو أكثر أهمية: تنمية الأصول وإسعاد العملاء.
يمكن أن تكون عملية الترحيل صعبة بالتأكيد، ولكن الخطوة الأولى تبدأ بقائمة التحقق.
هل تخطط لترحيل البيانات في شركتك؟ تتعاون شركة Empaxis مع شركات الاستثمار من جانب الشراء في عمليات ترحيل البيانات الخاصة بها، حيث تتولى ملكية المشاريع وتنفيذ المهمة من البداية إلى النهاية، مما يضمن إتمامها بنجاح. حدد موعداً للاستشارة.
تعرض نشرتنا الإخبارية الشهرية موارد ومقالات مفيدة وأفضل الممارسات التي يمكن تطبيقها داخل مزودي التكنولوجيا وشركات الاستثمار
