وإدراكاً منها للحاجة إلى حل أكثر كفاءة وقابلية للتطوير، اتخذت شركة إدارة صناديق التحوط قراراً استراتيجياً بتعهيد عملياتها الاستثمارية إلى شركة Empaxis، وهي شركة متخصصة في تقديم خدمات المكاتب الوسطى والخلفية لصناديق التحوط. وقد جلب هذا القرار فريقاً متخصصاً من شركة Empaxis يتمتع بخبرة 20 عاماً من الخبرة في مجال العمليات وإدارة البيانات.
وبالاستفادة من موارد وتقنيات شركة Empaxis، تم تحويل عمليات المكتب الخلفي لصندوق التحوط بالطرق التالية
- التسوية المصرفية الآلية: من خلال مزيج من تطوير ماكرو Excel وتكامل البيانات مع Advent Axys، قامت شركة Empaxis بتبسيط عمليات التسوية المصرفية داخل نظام إدارة المحافظ المالية لصندوق التحوط. تم سحب البيانات ومطابقتها تلقائياً، مما قلل بشكل كبير من التدخل اليدوي واحتمالية حدوث أخطاء.
- تحسين محاسبة المحافظ الاستثمارية: قامت شركة إمباكسيس بتنفيذ الأتمتة داخل نظام محاسبة المحفظة الاستثمارية، مما يضمن قياس الأداء في الوقت المناسب وبدقة. وقد زوّد ذلك صندوق التحوط برؤى مهمة حول مراكزه الاستثمارية وعوائده، مما مكّنه من اتخاذ قرارات استثمارية مستنيرة.
- تبسيط حجز المعاملات: تمت أتمتة حجوزات المعاملات للالتزام بأساليب مبادئ المحاسبة المقبولة عموماً. ولم يؤد ذلك إلى تحسين الكفاءة فحسب، بل عزز أيضًا من دقة التقارير المالية وحسن توقيتها، مما سمح لصندوق التحوط بالوفاء بالمواعيد النهائية التنظيمية بثقة.
- الإغلاق الآلي لنهاية الشهر: طورت شركة Empaxis تدفقات عمل آلية لإنشاء دفتر الأستاذ العام وميزان المراجعة وتسوية الميزانية العمومية في نهاية الشهر. وقد أدى ذلك إلى تقليل العمل اليدوي بشكل كبير، وتبسيط عملية الإغلاق، وتحرير وقت الموظفين الثمين للمزيد من المهام الاستراتيجية.
أثمرت مبادرة الاستعانة بمصادر خارجية، مع خدمات شركة Empaxis، عن العديد من الفوائد لمدير صندوق التحوط:
- زيادة الكفاءة: قللت الأتمتة بشكل كبير من الوقت المستغرق في مهام المكاتب الخلفية، مما أدى إلى تحرير الموارد الداخلية للتركيز على أنشطة الاستثمار الأساسية مثل إدارة المحافظ الاستثمارية وبناء العلاقات مع العملاء.
- تحسين الدقة: قللت أتمتة العمليات من مخاطر الخطأ البشري، مما أدى إلى الحصول على بيانات مالية أكثر موثوقية. وقد عزز ذلك ثقة المستثمرين وعزز الصحة المالية العامة للشركة.
- تحسين إعداد التقارير: أتاح إعداد التقارير المالية الدقيقة في الوقت المناسب اتخاذ قرارات أفضل وتحسين الامتثال التنظيمي وتسهيل التواصل السلس مع المستثمرين.
- وفورات في التكاليف: وفرت الاستعانة بمصادر خارجية لمكتب إدارة المشاريع، بما في ذلك محاسبة دفتر الأستاذ العام، عائدًا كبيرًا على الاستثمار (ROI). فقد قلل صندوق التحوط من تكاليف الموظفين المرتبطة بهذه المهام، مما سمح لهم بإعادة استثمار تلك الموارد في وظائف الأعمال الأساسية ومبادرات النمو.
